Понятие бизнес-процесса: классификация, управление

В этом материале рассмотрим бизнес-процесс — это сложный многозначный термин, имеющий принципиально важное значение как для микропредприятий с 2-3 сотрудниками, так и для промышленных гигантов. Некоторые считают «бизнес-процесс» интуитивно понятным термином, но на практике оказывается, что разные авторы вкладывают в это слово довольно разное значение. Рассказываем о сути понятия «бизнес-процесс», классификации таких процессов и об управлении ими.

Содержание:

Понятие бизнес-процесса в управлении предприятием
- Классификация бизнес-процессов
Управление бизнес-процессами
Реинжиниринг бизнес-процессов
Заключение

Понятие бизнес-процесса в управлении предприятием

Если в поисках объяснения термина вы откроете «Википедию», вы столкнётесь с довольно размытым определением — совокупность взаимосвязанных мероприятий, направленных на создание продукта или услуги для потребителей. Это понятие бизнес-процесса, хоть и создаёт общее представление о нём, всё же недостаточно полно отражает его суть.

Бизнес-процесс — это логическая последовательность действий, которую предпринимает человек или коллектив с целью произвести товар или оказать услугу, которые будут востребованы у потребителей и принесут доход. Этот процесс всегда происходит с участием людей и под их контролем. Если речь идёт о последовательности действий, которые выполняет оборудование, правильнее говорить «технологический процесс».

Описание бизнес-процесса предприятия способствует оптимизации всех его составляющих — работы коллектива и отдельных сотрудников, поставок товара, логистики, взаимодействия с контрагентами. В любом бизнес-процессе явно или неявно задействовано несколько человек. Даже самозанятый предприниматель, работающий в одиночку, имеет вторую сторону в лице заказчиков своих услуг. Также он может пользоваться услугами и товарами других предпринимателей и компаний, без которых его работа невозможна — они тоже становятся косвенными участниками процесса.

Как описать бизнес-процесс? Самый удобный вариант — блок-схема.

У каждого бизнес-процесса есть логическое окончание — это реализация товара или услуги потребителю. Без этой стадии описание будет неполным. Также обязательно есть владелец — конечный выгодополучатель, лицо (или организация), получающие прибыль от реализованной продукции.

Бизнес-процессы описывают с помощью блок-схем с разветвлённой структурой

Стоит отметить, что описание бизнес-процессов актуально не только для коммерческих структур, но или некоммерческих, благотворительных, исследовательских и прочих организаций. Оно помогает оценить, насколько хорошо налажена работа коллектива, как эффективно сотрудники расходуют своё рабочее время, есть ли необходимость преобразований.

Бизнес-процесс удобнее всего представлять в виде блок-схемы с разветвлённой, а не линейной структурой. То есть описать его не последовательностью конкретных шагов, а следующим образом:

выполняется шаг 1;
если достигнут результат А, выполняется шаг 2;
если достигнут результат Б, выполняется шаг 2а.

Бизнес-процесс — всегда набор вероятных событий и решений, которые разным путём приводят субъектов к желаемому результату.

Классификация бизнес-процессов

Существует несколько подходов к классификации бизнес-процессов — по разным основополагающим критериям. Рассмотрим основные виды, наиболее популярные и важные для понимания.

По назначению:

Функциональные. Связаны с функционированием компании на рынке — поиск покупателей, лидерство среди конкурентов, изготовление, продажа и продвижение продукции.
Структурные. Развитие объектов инфраструктуры и поддержание их в оптимальном состоянии для достижения целей предприятия. Это управление ресурсами, производственными мощностями, персоналом, программным обеспечением.

По функции:

Управляющие. Последовательность действий, которые предпринимают руководители с целью максимально эффективного руководства. Например, корпоративное управление или стратегический менеджмент.
Операционные. Процессы, которые необходимы для достижения основной цели. Например, снабжение, переработка, доставка, продажи и даже взыскание долгов.
Поддерживающие или вспомогательные. Это направления работы, которые напрямую не связаны с основной деятельностью, но необходимы для успешного функционирования компании. Пример — бухгалтерия, кадровая работа, техническая поддержка.

По масштабу:

Внутренние. Происходят внутри организации и даже внутри структурного подразделения.
Внешние. Выходят за пределы организации, предполагают взаимодействие нескольких субъектов.

Работая над описанием бизнес-процессов, владелец компании повышает эффективность работы в целом

Управление бизнес-процессами

Моделирование бизнес-процесса — разработка блок-схем, отображающих все возможные варианты развития события и действия участников — принципиально важно для достижения цели. Без этого нельзя представить управление бизнес-процессами.

Если говорить простым языком, то управлением бизнес-процессами называется руководство всеми действиями сотрудников и контроль над этапами работы. Это системная работа, которая охватывает весь спектр деятельности субъекта и включает:

постановку главной цели субъекта — получение прибыли, рост продаж, расширение клиентской базы;
подготовку полного перечня процессов и их схем;
назначение ответственных лиц за каждый цикл;
контроль функционирования и ответственных лиц;
финансирование затрат, анализ эффективности расходования средств, аудит;
оценка эффективности, оптимизация.

Управление бизнес-процессами — довольно сложная задача, без которой, однако, трудно представить современную компанию. Отказавшись даже от одного любого из перечисленных компонентов работы, владелец компании лишает себя конкурентного преимущества. Следует также понимать, что управление — это не теория, а практика. Нет однозначных рекомендаций, как управлять хорошо, хотя изучение опыта успешных предприятий и чтение специализированной литературы помогут расширить кругозор.

Для анализа и менеджмента отдельных составляющих процессов доступна автоматизация. Например, бухгалтерия, делопроизводство, отчётность сотрудников ведутся с помощью специального программного обеспечения. Это упрощает их обработку, контроль, позволяет делать выборки за нужные периоды.

Бизнес-процессы нужно изучать и регулярно обновлять

Реинжиниринг бизнес-процессов

Бизнес-процесс не константа, его можно и нужно менять, повышая эффективность и сокращая издержки. Такой процесс получил название реинжиниринг бизнес-процессов — это радикальное и фундаментальное переосмысление всех систем, процессов с целью упростить достижение главной цели, удешевить работу, снизить себестоимость продукции и т. д.

Декомпозиция бизнес-процесса — это составляющая реинжиниринга, заключающаяся в изменении одной из составляющих системы.

Практический пример будет нагляднее самого простого описания. Представьте, владелец строительной компании анализирует итоги работы за несколько лет и приходит к выводу, что покупать шлакоблоки оказывается крайне невыгодно. За деньги, израсходованные на покупку материалов по оптовой цене и доставку до места, можно было бы организовать самостоятельное производство. Он разрабатывает альтернативную схему работы, где шлакоблоки изготовляют в одном из пустующих цехов. Считает расходы, потенциальные доходы, определяет плюсы и минусы такого варианта. Если оказывается, что новый подход выгоднее старого, бизнесмен начинает его реализацию.

Реинжиниринг необходим, когда показатели работы далеки от поставленной цели, внедряется новая технология или происходит преобразовании компании: добавляются новые отделы, сокращается персонал и т. д.

Заключение

Описание бизнес-процессов — совокупности процессов, происходящих в компании по ходу работы — помогает успешнее достигать целей, лидировать на рынке, оптимизировать структуру и сокращать издержки. Оно необходимо всем субъектам предпринимательской деятельности: частным предпринимателям без работников и промышленным гигантам с тысячей сотрудников. Бизнес-процессы не должны быть неизменными, их постоянно анализируют и меняют ради большей эффективности.