Должностная инструкция менеджера по закупкам
На первый взгляд кажется, что обязанности менеджера по закупкам очевидны — снабжение организации нужными товарами и продукцией для собственного функционирования или для перепродажи. Действительно, ни одну торговую компанию нельзя представить без специалистов, работающих над поиском поставщиков. Сотрудник, умеющий определять, какие товары будут пользоваться максимальным спросом в ближайшее время и умеющий найти лучшего из поставщика, незаменим и востребован в бизнесе. Рассказываем, чем занимаются менеджеры по закупкам на рабочем месте, какие требования предъявляют к ним работодатели, а также предлагаем скачать типовую должностную инструкцию.
Содержание:
Профессия менеджера по закупкам
Менеджер по закупкам — это специалист, который занимается снабжением организации продукцией, необходимой ей для ведения деятельности или для перепродажи. Представьте большую компанию с тысячей сотрудников: один только документооборот потребует определённого количества бумаги, канцелярских принадлежностей и офисной техники. Кто-то должен это закупать, притом по выгодным для компании ценам. Другой пример — супермаркет с продуктами и бытовыми товарами. Необходимо формировать разнообразный ассортимент из нескольких тысяч позиций, каждая из которых в конечном итоге должна обрести своего покупателя. Снабжение организации и есть главная задача менеджера по закупкам.
Следует осознавать, что в разных организациях функции таких менеджеров будут существенно отличаться. В некоторых компаниях есть готовый перечень продукции, которую необходимо купить по самой низкой стоимости. В других фирмах от менеджеров требуют самостоятельно определять позиции — категории и параметры товаров, производителей — и закупать их по приемлемой цене. Что именно будет делать менеджер по закупкам на рабочем месте, напрямую зависит от его работодателя.
Эту профессию не стоит путать со специалистом в системе государственных закупок по 44-ФЗ — их обычно называют контрактными управляющими — данные сотрудники решают совсем другие задачи.
Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата менеджера по закупкам в регионах России редко превышает 35 тысяч рублей, в Москве чуть больше — около 70 тысяч рублей.
Менеджер по закупкам часть рабочего времени проводит в офисе, изучая условия разных поставщиков, разрабатывая договоры, отчёты и анализируя успех разных категорий товаров. Другая часть обязанностей выполняется вне офиса — переговоры, встречи, оценка качества продукции на складах. В некоторых организациях закупщики довольно часто ездят в командировки.
Функциональные обязанности менеджера
Главная задача менеджера отдела закупок — снабжение организации или торговой точки необходимыми для успешной работы товарами. Из этого следует перечень обязанностей, которые данный специалист исполняет на рабочем месте.
Функциональные обязанности менеджера по закупкам:
- работа по снабжению компании или торговых точек необходимой продукцией;
- составление ассортимента магазина или торговой сети;
- выполнение плановых показателей по обороту товаров внутри торговой сети;
- взаимодействие с поставщиками — поиск, переговоры, определение условий сотрудничества;
- обработка входящих заявок от поставщиков, определение перспектив работы с ними;
- отправление заявок потенциальным партнёрам;
- обеспечение документального сопровождения всех сделок (подготовка проектов контрактов);
- разработка мер по снижению товарного остатка (совместно с маркетологами);
- анализ оборота товаров в торговых точках;
- определение продукции, реализация которой бесперспективна, выведение её из оборота;
- разработка и реализация мер обеспечения постоянного наличия товаров повышенного спроса, недопущение их дефицита;
- предоставление структурным подразделением необходимой информации о продукции;
- подготовка планов закупок.
Иногда в обязанности этого специалиста включают логистику:
- планирование и контроль логистики продукции;
- разработка и обеспечение наиболее оптимального, компактного размещения товаров на складах;
- работа с таможенными документами;
- планирование норм остатков на складах.
Менеджер по закупкам и логистике имеет чуть больше обязанностей, чем обычный закупщик. В его функции входит не только поиск и закупка необходимой продукции, но и обеспечение её безопасной доставки, хранение на складе или размещение в торговой точке. При этом зарплата отличается не существенно. Итоговый список обязанностей сотруднику предоставит работодатель. Они должны быть зафиксированы документально — образец должностной инструкции смотрите ниже.
Требования к закупщику
Какие требования предъявляют работодатели к менеджерам по снабжению? Единый перечень сформулировать невозможно, потому что в разных организациях представления о том, что должен знать и уметь закупщик очень отличаются. Все требования можно разделить на 2 группы: базовые и специальные. Базовые — это те, которые необходимы большинству работодателей. Специальные — те, которые важны только некоторым.
Базовые требования к менеджерам по закупкам:
- высшее образование по экономической специальности;
- коммуникабельность, умение вести переговоры, знание норм делового этикета;
- аналитический склад ума;
- хорошая память;
- уверенный пользователь ПК — Word, Excel, 1C;
- знание делопроизводства, умение работать с документами, готовить заявки и проекты контрактов;
- знания в области ценообразования и себестоимости;
- многозадачность;
- внимательность и аккуратность;
- целеустремленность, стремление работать на результат;
- опыт в сфере закупок (как преимущество).
Специальные требования:
- знание определённой категории продукции — продуктов питания, строительных материалов, бытовой техники и т. д.;
- профильное образование — медицинское, строительное, химическое и т. д. — для специализированных закупок;
- английский язык от Intermediate и выше;
- готовность к командировкам.
Полный список самых важных требований всегда публикуется вместе с вакансией и обсуждается на собеседовании.
Типовая должностная инструкция менеджера по закупкам
Должностная инструкция менеджера по закупкам — это такой же важный документ, как трудовой договор. В нём конкретизируются все требования работодателя к специалисту: что он должен знать, делать, на что имеет право и за что несёт ответственность. Включает 4 тематических разделах, проанализируем кратко каждый из них.
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» описывают, как менеджер назначается на должность и кто является его непосредственным начальником. Фиксируется, кто исполняет его обязанности в случае отсутствия. Важное значение имеет список того, что закупщик должен знать:
- гражданское законодательство;
- локальные нормативные акты, приказы руководства и регламенты работы;
- требования к документам и отчётности;
- ассортимент и характеристики товаров, необходимых организации;
- порядок заключения договоров с контрагентами;
- порядок приёма и передачи материальных ценностей;
- принципы ценообразования;
- нормы делового общения.
Принципиально важный раздел «Должностные обязанности» обозначает все функции, которые будет выполнять менеджер на рабочем месте. Их подробный список есть в разделе выше. Чем точнее работодатель (сотрудник отдела кадров или руководитель организации) опишут, что именно необходимо делать закупщику, тем быстрее он вникнет в работу, а стороны придут к взаимопониманию.
В разделе «Права» обозначается, какими правами наделяет менеджера отдела закупок его работодатель. Речь идёт не о стандартных правах из Трудового кодекса — 28 дней отпуска, компенсация листов нетрудоспособности — а о тех, которые сотрудник получает для выполнения должностных обязанностей:
- принимать решения в рамках своей компетенции;
- представлять интересы организации в переговорах с контрагентами;
- подписывать заявки и договоры с поставщиками по доверенности;
- своевременно знакомиться с решениями руководства, нормативными актами и их проектами относительно своей деятельности;
- предлагать меры по совершенствованию своей работы и функционирования отдела снабжения в целом;
- требовать от руководства создания комфортного рабочего места.
Раздел «Ответственность» уточняет, за что менеджер закупок отвечает перед работодателем:
- результаты действий и принятые решения;
- соблюдение законодательства и внутренних регламентов;
- выполнение поставленных задач и планов;
- соблюдение деловой этики внутри компании и при взаимодействии с деловыми партнёрами;
- неразглашение коммерческой тайны;
- соблюдение трудовой дисциплины;
- добросовестное исполнение служебных обязанностей;
- своевременное информирование руководства о непреодолимых трудностях, возникших по ходу работы.
Скачать: Должностная инструкция менеджера по закупкам
Заключение
Менеджер по закупкам обеспечивает снабжение организации или торговой точки необходимыми товарами для обеспечения собственной деятельности или перепродажи. Это важное звено в любой компании, без которого невозможно организовать полноценную и бесперебойную работу. Обязанности таких сотрудников в разных фирмах могут существенно отличаться, поэтому важно конкретизировать их в должностной инструкции. Что касается требований к специалистам отдела закупок, но они включают знание законодательства, документооборота, делового этикета, а также коммуникабельность и целеустремлённость.
Читайте далее:
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен нашим редакторам: