Консультация юриста по телефону
8 (800) 555-67-55 доб. 392

Объяснительная записка — что это такое

Рассмотрим образец объяснительной записки — как составить такой документ, в каких ситуациях он необходим и как с его помощью улаживать конфликты. Чаще всего объяснительные записки требуют работодатели, но с необходимостью разъяснить какое-либо обстоятельство нередко сталкиваются школьники, студенты, родители, поэтому статья будет полезна широкого кругу читателей.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором разъясняются какие-либо обстоятельства, даются пояснения к проблемной ситуации, раскрываются мотивы поступков и аналогичная информация. Унифицированная форма не предусматривается, поэтому всегда готовится в свободной форме. Допускается писать вручную и на компьютере.

Служебные объяснительные всегда адресуют руководителю, и только он (или специально уполномоченное лицо) вправе потребовать от работника дать пояснения к какой-либо ситуации. Документы в школах, детских садах (от имени родителей) и университетах пишутся на имя директоров, завучей, заведующих, ректоров и деканов.

У работника есть право отказаться писать объяснительную, но придётся заполнить специальный акт отказа. Это сделает работодатель в присутствии двух свидетелей. В большинстве случаев совершенно нецелесообразно отказываться давать объяснения, потому что это усугубляет положение и настраивает работодателя против сотрудника.

Человек пишет
Хорошая объяснительная записка способна избавить человека от административного наказания

Для чего пишется

Список ситуаций, когда требуется объяснительная записка, обширен. Наиболее популярные:

  • за опоздание или за отсутствие на рабочем месте;
  • за ошибку в работе, нарушение служебных обязанностей;
  • за отсутствие ребёнка в школе или в детском саду.

Задача — раскрыть мотивы нарушения какого-либо порядка, рассказать подробнее о допущенной ошибке. К подготовке такого документа в большинстве случаев не стоит подходить формально, следует максимально честно и последовательно изложить причины проступка. На основе объяснительной руководители могут решать, привлекать ли работника к ответственности, лишать ли премии, объявлять ли выговор.

Как правильно составить

Российское законодательство не содержит утверждённых форм объяснительных записок, поэтому вопрос «как правильно» не совсем корректен. Работодатель или другая сторона, затребовавшая объяснительную, не вправе отказываться принять её на основании того, что она «неправильно подготовлена». Форма свободная. Однако некоторые полезные рекомендации, помогут сделать документ более грамотным, понятным адресату. Помните, что главная задача объяснительной — уладить спорную ситуацию, смягчить или даже снять вину.

Шапка объяснительной должна раскрывать, кому направляется документ — начальнику, руководителю, директору и кто его написал. Проще говоря, «кому» и «от кого».

Пишется в верхнем правом углу. Нужно использовать полные наименования должностей, указывать фамилию целиком, инициалы имени и отчества.

Содержание объяснительной записки стоит делать максимально понятным. Используйте простые предложения, придерживайтесь делового стиля, но избегайте штампов, канцеляризмов и сложных описательных конструкций. Объяснить причину опоздания «пробкой на улице Ленина» гораздо лучше, чем «сложной дорожной ситуацией на дорогах на улице Ленина в утренние часы».

Текст лучше умещать на 1 листе А4 — так его проще прочитать. Но если ситуация трудная, одной страницы недостаточно, не стесняйтесь использовать несколько. Это в ваших интересах. Особенно эта рекомендация касается случаев, когда от содержания записки зависит административное взыскание работнику.

Примеры

Мы уже выяснили, что унифицированных форм объяснительных записок не существует, поэтому нет смысла искать готовый бланк. Однако нередко случается, что человек волнуется и не может подобрать нужные слова — всё же объяснительные чаще требуются в спорных и конфликтных ситуациях. Тогда шаблон будет полезен. Ниже представлены примеры объяснительных записок и рекомендации по их подготовке для самых распространённых случаев.

За опоздание

Как писать объяснительную на работе за опоздание? Пожалуй, это самый распространённый тип объяснительных. Шапка этого документа будет стандартной — кому адресован и от кого, наименование. В тексте постарайтесь максимально понятно и честно сформулировать, почему вы опоздали — попали в пробку, сломался автобус или автомобиль, задержал воспитатель ребёнка в детском саду или классный руководитель в школе. Не бойтесь указывать настоящую причину: это лучше, чем потом попасться на обмане.

Не пишите лишней информации, допускается только извиниться и пообещать, что в будущем будете более пунктуальны.

Образец объяснительной записки за опоздание
Пример объяснительной за опоздание

За неисполнение служебных обязанностей

Чем отличается объяснительная записка за неисполнение служебных обязанностей? Она должна содержать описание причин, по которым сотрудник не справился со своей работой, не сделал то, что положено ему должностной инструкцией. Как пишется такой документ? В записке сотрудник излагает свой взгляд на события, указывает причины, описывает детали, о которых неизвестно работодателю.

На основе этого документа работодатель решает, к какой ответственности привлекать своего подчинённого. Поэтому приветствуется изложение реальных уважительных причин, точность формулировок. Не перекладывайте ответственность на коллег, кроме случаев, когда оплошность произошла действительно по их вине. Постарайтесь подчеркнуть, что проступок не привёл к непоправимым последствиям или вы сумели вовремя их предотвратить.

Образец объяснительной записки за неисполнение служебных обязанностей
Пример объяснительной за рабочую ошибку

За отсутствие ребёнка в школе

Объяснительная записка в школу об отсутствии ребенка — одна из самых простых. Родителю достаточно указать точную дату отсутствия и причину — плохое самочувствие без высокой температуры или поездка. Возможны и любые другие уважительные причины. Если такие записки родители пишут 1-2 раза в год, проблем с учителями возникнуть не должно.

Образец объяснительной записки за отсутствие ребёнка в школе
Пример объяснительной за отсутствие ребёнка в школе

От ребёнка за опоздание или плохое поведение

Нередко объяснительную приходится писать не взрослому человеку, а ребёнку — за опоздание на занятия или плохое поведение на перемене. Научите своего сына или дочь готовить такие документы, чтобы в подобной ситуации они чувствовали себя увереннее (это не значит, что вы поощряете их опаздывать или хулиганить — вы учите их защищать себя в конфликтах и разбирательствах).

Записка от ученика пишется на имя директора школы или классного руководителя. Ребёнок указывает, в каком классе учится. В тексте нужно описать причину опоздания, плохого поведения максимально подробно и самым простым языком — «задержался в столовой из-за большой очереди», «ждал очереди в библиотеке, чтобы взять книгу к уроку» и так далее.

Образец объяснительной записки от ребёнка
Пример объяснительной от ребёнка

Уведомление о необходимости письменных объяснений

Как работник узнаёт, что должен писать объяснительную? Есть 2 основных варианта:

  • Устное замечание. Обычно касается незначительных проступков вроде разовых опозданий.
  • Письменное уведомление о необходимости дать письменное объяснение. Как правило, касается более сложных ситуаций, серьёзных проступков или по факту выявленных нарушений, которые привели к неблагоприятным последствиям.

В письменном уведомлении работодатель указывает в какой срок и на имя кого работник должен представить записку. У уведомления будет дата и номер, которые следует указать в ответе. То есть, текст можно начать так: «В ответ на уведомление от 21 января 2019 года №45 сообщаю…».

Заключение

Для работника объяснительная записка — это способ избежать административного взыскания, возможность, объяснить свой проступок или оплошность. Для работодателя — способ больше узнать о проблемной ситуации и решить, нужно ли привлекать работника к административной ответственности. Не бойтесь писать объяснительные записки простым и понятным языком, избегайте штампов и канцеляризмов, наполняйте текст деталями, которые помогут работодателю понять, что строгое наказание не нужно.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Интересное по теме:
Оцените статью
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Loading...
Добавить комментарий

три × 2 =

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: