Как начисляется и выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск

Ежегодно сотрудники любого предприятия и любой сферы деятельности уходят в отпуск для того чтобы отдохнуть от рабочего процесса. В зависимости от сферы деятельности, количество дне отдыха может быть разным, они могут делиться на два раза или использоваться за один раз, но независимо от этого, любой ежегодный отпуск должен оплачиваться.

В том случае, если сотрудник по каким-либо причинам не потратил свои выходные, ему обязательно полагается компенсация за неиспользованный отпуск. Компенсационная сумма начисляется дополнительно к заработной плате, так же как были бы начислены отпускные. Для расчета ее размера существует формула, которая учитывает и количество дней отдыха, и средний заработок, и другие факторы.

В каких случаях полагается получение компенсации

Компенсация за отпуск полагается сотруднику в случаях:

•  его увольнения, если он в настоящем году еще не успел побывать в отпуске или полностью не израсходовал все его дни;
•  без увольнения, если ему полагаются еще добавочные дни отдыха по причине продления основного отпуска.

Кроме этого существуют такие случаи, когда неизрасходованные дни отпуска не подлежат оплате в виде компенсации. Это касается:

•  беременных сотрудниц, которые уходят в декретный отпуск;
•  несовершеннолетних сотрудников.

Это исходит из того, что длительность отпуска перечисленных категорий работников длится более 28 дней, но они находятся на условиях облегченного труда, а более длительный отпуск им дается для того чтобы отдыхать, поправлять свое здоровье или следить за ребенком. В связи с этим, законодательство решило что начисление компенсации не является необходимостью, так как отпуск является обязательным.

Как рассчитать размер компенсации

Все вычисления производятся в бухгалтерии или отделе кадров, но самостоятельно высчитать положенную сумму не сложно. Для того чтобы правильно посчитать размер выплаты за неиспользуемый отпуск, необходимо воспользоваться специально предназначенной для этого формулой

КО = КДО * СДЗ = КДО * (ЗП / (ОМ * 29,3))

Обозначения:

•  КО – компенсация за неизрасходованные дни отпуска;
•  КДО – количество дней отпуска, которое обычно равно 28 календарным дням, также можно посчитать их количество по формуле 2,33 дня в 1 месяцев * количество месяцев;
•  СДЗ – средняя заработная плата в день;
•  ЗП – заработная плата сотрудника, начисленная ему за данный расчетный период, включая все премии, надбавки и вычеты;
•  ОМ – количество отработанных сотрудником месяцев;
•  29,3 – величина, обозначающая среднее количество дней в одном месяце.

Пример, как начисляется выплата компенсации по неизрасходованному отпуску:

Петров П. П. написал заявление на увольнение и вместе с расчетом по заработной плате ему полагается компенсация за неиспользованные дни отпуска, которые он не отгулял.

Отработал Петров в данной организации ровно 10 месяцев, в период с 01.10.2016 г. по 01.08.2017 г. Заработная плата работника составляла 37 000 рублей в месяц, выходных по больничному листу или командировок им за период работы совершенно не было.

Подставив в формулу все данные, можно узнать, чему будет равняться выплата за не потраченный отпуск:

КО = (10 месяцев * 2,33) * (370 000 / (10 месяцев * 29,3)) = 29 428 рублей.

Как можно получить выплату

Получить свою компенсацию можно также как остальной расчет, в последний рабочий день. Способ перечисления денежных средств может быть разным, в зависимости от выбора работника или работодателя, это может быть перевод на счет в банке, на пластиковую карту, или же выдача денег на руки через кассу организации.

Если же неиспользованные дни остались не по причине увольнения, то денежные средства также можно получить вместе с заработной платой, например, в конце года.

Образование неиспользованного отпуска без увольнения

Что касается остатков неиспользованных дней без увольнения с работы, то в таком случае также производится начисление компенсации. Но при одном условии, что отпуск будет по продолжительности более 28 дней. То есть те дни, которые превышают 28 дней выходных, могут быть заменены на выплату денежных средств. Для того чтобы заменить выходные на выплату, обязательно нужно написать заявление, но руководитель может не дать свое согласие и отправить сотрудника догуливать эти дни.

Если же из 28 дней было потрачено только, например, 20 дней, остальные 8 не подлежат компенсированию, если речь не идет об увольнении, поэтому до конца года их лучше использовать или, на крайний случай, перенести на следующий год.

Люди, чьи профессии предусматривают более длительный отдых, например учителя, отпуск которых равен 45 дням, всегда имеют право получит выплату за эту разницу.

Отпуск может быть перенесен или продлен впоследствии того что:

1.  Работник заболел во время пребывания на заслуженном отдыхе, в таком случае, он уже будет считаться на больничном, если, конечно, этому есть подтверждающие документы. А те дни отпуска, которые были заменены на больничный останутся как неиспользованные и могут быть перенесены на другое время.
2.  Во время пребывания на отдыхе сотруднику пришлось выполнять рабочие обязанности, которые предусматривают оформление выходного дня. Например, поездка в служебную командировку, которая должна быть проставлена как оплачиваемый выходной, поэтому дни отпуска, выпадающие на пребывание в ней, заменяются и также переносятся.
3.  Также бывают случаи, когда отпускные выплаты не были начислены вовремя, это дает человеку право потребовать перенос отпуска. То же самое можно сделать если о начале отдыха было уведомлено в неожиданный, неподходящий работнику момент. В этих случаях руководитель обязан подписать заявление о переносе отпускных дней на другое время.
4.  По служебной необходимости работник может быть вызван со своего отдыха, или изначально его могут сократить перед уходом. В этом случае все урезанные дни компенсируются финансовыми выплатами или прибавляются к следующему отпуску.

Можно ли получить выплату за прошлогодний отпуск

Бывают случаи, когда в прошлом году остались неиспользованные отпускные дни, которые были перенесены на следующий год. Часто возникает вопрос, можно ли получить за них денежную компенсацию. Например, сотрудница в 2016 году из 28 положенных дней отдохнула только 17 дней.

Получается, что остальные 11 дней перешли на 2017 год и тем самым увеличили положенный отпуск, и теперь он стал равен 39 дням. Так как эти дни являются входящими в состав положенных 28, пусть и прошлогодних, они не могут быть заменены на денежную выплату, так как не превышают норму. В этом случае получить компенсацию можно только при увольнении.

Так как положенные отпуска в любом случае оплачиваются, то лучше каждый год отдыхать положенное количество дней, пусть и разбивая отпуск на несколько частей. Многие работодатели могут просто отказать в продлении отпуска на следующий год, не желая отпускать сотрудника с рабочего места на более долгий срок.

Заявление на выплату компенсации

Для того чтобы официально потребовать у работодателя денежное компенсирование неизрасходованных дней отпуска, необходимо написать заявление и отдать ему на подпись. Унифицированной формы заявления нет, составляется оно в свободной форме, но придерживаясь одного вида. Заявление пишется на белом листе формата А-4, его можно оформить как в печатном виде, так и написать от руки синими чернилами.

В первую очередь необходимо оформить шапку заявления, находится она в верхнем углу листа, в ней располагается:

•  должность руководителя;
•  наименование организации;
•  фамилия, имя и отчество руководителя;
•  должность сотрудника, который пишет заявление;
•  фамилия, имя и отчество сотрудника.

Пример шапки заявления:

Генеральному директору
ООО “Рассвет”
Акулову Петру Геннадьевичу
от начальника отдела продаж
Орлова Дмитрия Анатольевича

После написания шапки, посередине строки пишется слово заявление, а после идет само содержание документа. Оно может быть разным, в зависимости от ситуации и причины остатка отпускных дней. В основной части заявления необходимо указывать:

•  ссылку на статью законодательства, на основании которой происходит выплата компенсации;
•  количество оставшихся от отпуска дней;
•  за какой период работы были накоплены не потраченные дни.

Пример основной части заявления

В соответствии со статьей No126 Трудового законодательства Российской Федерации, прошу возместить мне неиспользованные дни отпуска в качестве денежной компенсации, в период работы с 13 октября 2016 года по 13 октября 2017 года, в количестве 2 (двух) календарных дней.

После этого, внизу необходимо поставить свою подпись с расшифровкой и дату написания заявления. После чего заявление отдается на подписание уполномоченным на это лицам для утверждения и расчета суммы выплаты.

После того как заявление было рассмотрено руководством, на его основании издается приказ, который говорит о том, чтобы оставшиеся дни отпуска были заменены на денежную выплату. Он также состоит из шапки, в которой находиться наименование организации, наименование документа, пояснение того что конкретно содержится в приказе, а также ссылка на статью Трудового кодекса. После этого идет основная часть, содержащая ту же формулировку что и заявление. Ниже в качестве основания прописывается фамилия сотрудника, написавшего заявления и дата его подачи.

Особенности начисления компенсации в некоторых случаях

Можно встретить некоторые ситуации, которые не часто встречаются при обычном ведении учета, но на самом деле, в их решении нет ничего сложного:

1.  Для тех сотрудников, кто является совместителем, выплата за неизрасходованный отпуск начисляется точно так же, как и всем остальным сотрудникам. Исключение составляют те работники, кто заключил с работодателем гражданско-правовой договор, им выплата денежной суммы за неиспользованное время отдыха не полагается совсем.
2.  Женщине, которая находится в декретном отпуске, и увольняется с работы, не выходя из него, полагается начисление компенсации, если у нее до выхода в декрет остались неизрасходованные дни отпуска.
3.  Во время ликвидации организации, когда увольнению подвергаются абсолютно все сотрудники, порядок расчета выплат за не потраченный отпуск не в коем случае не меняется. Каждый из уволенных получает положенный ему расчет.

Невыплата денежных средств

Встречаются случаи, когда работодатель не желает идти на встречу и по каким-либо причинам задерживает выплату компенсации или не отдает какую-то ее часть. Для решения таких моментов, в Трудовом кодексе Российской Федерации предусмотрены меры наказания:

•  могут быть наложены штрафные санкции, в виде ежедневно начисляемых на сумму задолженности пени;
•  также работодатель может получить за нарушение закона административное наказание, в виде начисления штрафов: для индивидуального предпринимателя – от 1 000 рублей до 5 000 рублей, генеральному директору организации – от 30 000 рублей до 50 000 рублей, ответственному бухгалтеру – от 10 000 рублей до 20 000 рублей.

Если работодатель не начисляет выплату более чем 3 месяца, то в таком случае можно обращаться в суд и подавать исковое заявление на возмещение всех задолженностей.

Отчисления от выплат за неиспользованный отпуск

Все компенсации на оставшиеся дня отпуска, так же как заработная плата и отпускные в обязательном порядке подвергаются отчислениям:

•  в налоговую службу, для начисления подоходного налога;
•  в фонд социального и медицинского страхования;
•  в пенсионный фонд.

Подобные выплаты также считаются доходом, в организации они участвуют в формировании налога на прибыль, и также отражаются в справке 2-НДФЛ.

Гражданам, которые официально трудятся, государство всегда идет на встречу и помогает обрести положенные им денежные средства. Поэтому не стоит бояться официального трудоустройства и “белой” зарплаты, ведь только так можно, в случае чего, поставить работодателя на место и получить все, что полагается по закону.

https://www.youtube.com/watch?v=FLLCiDch1WA

Читайте далее: