Инструкция по ведению трудовой книжки

Грамотная инструкция по заполнению трудовой книжки полезна сотрудникам кадрового отдела, а также всем работающим гражданам. Знание правил оформления данного документа поможет избежать делопроизводственных ошибок. Рассказываем, кто наделён правом делать записи в книжке и какие словосочетания нужно использовать в каждом отдельном случае.

Кто отвечает за ведение трудовой книжки

Трудовая книжка — это основное свидетельство, фиксирующее профессиональный стаж россиян. Несмотря на всеобщую компьютеризацию, данный документ в нашей стране пока заполняется вручную и не получил цифровых аналогов. Поэтому относиться к нему нужно очень серьёзно.

Заполняет его всегда представитель работодателя — бухгалтер, работник отдела кадров или лично индивидуальный предприниматель. Сам гражданин не должен делать в документе никаких пометок и тем более полноценных записей. Правила заполнения и ведения строго регламентированы Постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.

В период трудоустройства документ находится у работодателя. Непосредственно до дня увольнения гражданина работодатель отвечает за его сохранность и корректное ведение. На основании заявления гражданина работодатель может выдать ему на руки заверенный дубликат документа, но не оригинал.

Где взять трудовую книжку

Пустой бланк данного документа приобретает сам гражданин при первом официальном устройстве на работу. Её стоимость — около 200 рублей. Предполагается, что этот документ будет использоваться на протяжении всей трудовой деятельности россиянина. За 30-40 лет свободные листы в ней могут закончиться. Тогда приобретается дополнительный вкладыш. Приобрести новую книжку легко в любом книжном магазине или в отделе канцтоваров.

Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий профессиональный стаж россиян.

Правила заполнения

Инструкция по ведению трудовой книжки утверждена особым Постановлением Правительства. Однако язык этого законодательного акта многим кажется слишком сложным и официальным. Рассказываем очень доступным языком с наглядными примерами, каким образом вести учёт трудовой деятельности и какие формулировки использовать.

Первая рекомендация касается почерка и сокращений. Российская трудовая книжка заполняется представителем нанимателя почти всегда от руки. Почерк требуется разборчивый, желательно — каллиграфический. При неумении писать разборчиво, ответственный сотрудник должен использовать печатные буквы. Никакие сокращения при заполнении документа не допускаются.

Сведения о работнике

Первая страница документа посвящена сведениям о владельце. Её заполняет первый наниматель. Все последующие работодатели при необходимости вносят поправки. Здесь указываются:

• полное имя гражданина;
• дата рождения;
• уровень профессионального образования;
• специальность;
• дата заполнения;
• подпись владельца и представителя работодателя.

Информация скрепляется печатью. Когда вносятся коррективы в сведения о работнике, устаревшие данные аккуратно вычёркивается, а сверху записывается актуальная. Более детально регламент корректировки данных рассматривается в пункте «Как вносить изменения в записи».

Сведения о месте работы

Данный документ включает 20 разворотов, 10 из них посвящаются сведениям о месте трудоустройства и специальности гражданина. На этих страницах фиксируются данные о подписании или расторжении трудового контракта, то есть об устройстве на должность или об увольнении с неё.

Стандартная запись в трудовой книжке выполняется аккуратным почерком от руки

В начале отметки всегда указывается её номер и дата, полное название места работы, потом — должность, на которую сотрудник принимается. В крайнем столбике записывают номер локального приказа о приёме на работу. На практике это выглядит так:

Сведения о поощрениях

Вторая половина российской трудовой книжки посвящается информации о поощрения гражданина за профессиональные достижения. Заполняется по похожим образом с данными о трудоустройстве:

Сведения о проступках

Отметки о проступках, выговорах и нарушениях не фиксируются в этом документе. Как правило, только в личном деле. Исключением является вариант, когда проступок явился основанием увольнения. Тогда используется стандартная формулировка о расторжении трудового договора со ссылкой на статью ТК РФ, фиксирующую право работодателя расторгнуть контракт за какое-либо нарушение.

Как правильно оформить увольнение

При увольнении по собственному желанию запись выглядит так:

Запись о расторжении трудового договора скрепляется подписями сторон. При наличии ставится печать. Допустимо напротив подписи работника поставить пометку «Ознакомлен». В случае, если трудовые отношения расторгаются из-за нарушения дисциплины или аналогичного проступка, используется такое выражение:

Как вносить изменения в записи

Нередкими являются ситуации, в которых старую запись необходимо скорректировать. Осуществлять правки может предыдущий или нынешний работодатель. Самому гражданину не стоит писать и поправлять в документе что-либо. Недействительная информация аккуратно зачёркивается прямой горизонтальной линией (некорректный текст должен остаться читаемым). Рядом обязательно указывается основание для правки.

Сведения о поощрениях записываются в специальном разделе трудовой книжки, а информация о наказаниях не вносится в документ (если проступок не стал причиной увольнения).

Самый распространённый случай, когда необходимы коррективы — изменение фамилии. Женщины чаще всего начинают трудовые книжки до замужества с девичьей фамилией. После вступления в брак и смены фамилии в документе важно зафиксировать новый вариант.

Старая фамилия аккуратно перечёркивается, а на соседнем листе пишется отметка: «Фамилия изменена на основании свидетельства о перемене имени №…».

Как быть при утере книжки

Потеря документа может показаться большой неприятностью. Но в действительности у гражданина есть несколько вариантов действия в подобной ситуации. Самый оптимальный из них — оформить дубликат. Для этого нужно приобрести новую трудовую книжку и обратиться ко всем предыдущим работодателям с просьбой восстановить записи.

Если эта процедура кажется слишком трудоёмкой, можно написать запрос о своём стаже в Пенсионный фонд России. Это учреждение предоставит вам сведения в течение 10 дней. Тогда в дубликат необходимо записать данные о профессиональном стаже без указания всех организаций и должностей.

Заключение

Трудовая книжка — форма строгой отчётности. Его ведение строго регламентируется инструкцией, утверждённой Правительством РФ. Сам гражданин не должен ничего писать здесь — это право и обязанность нанимателей. В моменты официального трудоустройства этот документ хранится по месту работу, в остальные периоды — у гражданина. При потере необходимо оформить дубликат.

Как заверить копию трудовой книжки

Как восстановить утерянную трудовую книжку

Образец оформления вкладыша в Трудовую книжку

Увольнение сотрудника в связи со смертью

Образец записи в трудовой книжке о работе по совместительству