Консультация юриста по телефону
8 (800) 555-67-55 доб. 392

Журнал учета приказов по личному составу: форма, электронный журнал

Эффективная работа любого трудового коллектива невозможна без целенаправленной согласованной управленческой деятельности. Немалую роль играют локальные нормативные акты, которые образуют внутренний документооборот. Одно из важнейших направлений в нем – приказы по кадрам. Как их  правильно  регистрировать, учитывать и хранить — познакомитесь в настоящей статье. Также предложим примерный образец журнала регистрации приказов по личному составу.

Для чего в организации нужен журнал приказов по кадрам

Издаваемые приказы можно разделить на три группы:

  • по основной деятельности. К ним относятся юридические акты по утверждению структуры управления, назначению руководителей и др.;
  • по административно – хозяйственной деятельности. В них находят отражение текущая работа, финансовые, снабженческие и другие проблемы. Документы хранятся 5 лет;
  • по личному составу. Юридические акты можно отнести к двум  подгруппам. К одной из них относятся нормативные акты, связанные с трудоустроством, увольнением, поощрением работников, декретным отпуском. Документы хранятся 75 лет;
  • приказы краткосрочного действия – о предоставлении отпусков, взысканиях, направлении в командировки и т.д. хранятся 3 года.
Журнал регистрации приказов
Все приказы организации должны храниться определенное количество лет

Привести в систему, упорядочить документы, организовать действенный контроль их исполнения, оперативно найти нужный локальный акт — для этих целей предусмотрен журнал учета приказов по личному составу.

Целесообразно завести несколько таких книг со своим порядковым номером во внутреннем документообороте, к примеру, приказы:

  • по трудоустройству;
  • по увольнению;
  • по направлению в длительные командировки;
  • о поощрении работников;
  • по аттестации и т.д.

Законодательство не ограничивает администрацию трудового коллектива по количеству регистрационных книг. Этот вопрос зависит от численности работающих, решается на месте администрацией и утверждается приказом по основной деятельности. В нем указывается название журнала, его номер, ФИО сотрудника, который будет вести документ, кто исполняет эту работу в случае отсутствия специалиста.

Также систематизируют и локальные акты скоротечного действия. Тогда документы четко распределены по журналам учета и кадровику не придется долго их искать при необходимости.

Требования к ведению книг учета:

  • начинаются со дня организации фирмы и заканчиваются с ее закрытием. Новая книга может быть заведена только в случае полного использования старой;
  • обложка должна быть прочной, на ней проставляется номер и название, дата начала книги учета и дата ее завершения, ФИО ответственного специалиста;
  • страницы нумеруются, прошиваются и пломбируются. Пломба делается просто: пробиваются два отверстия, протягивается прочная нить, концы которой приклеиваются прямоугольником из бумаги. Ставится дата, подпись ответственного лица и печать;
  • категорически запрещено вырывать или подменивать листы, править и вымарывать записи. Если допущена неточность, ее зачеркивают и переносят ниже или дублируют в примечании;
  • внесение записей должно быть строго в хронологическом порядке;
  • хранится в сейфе, несгораемом шкафу в отделе кадров или бухгалтерии.
Образец документа
Документ ведется в строгом соответствии с требованиями

Бланк документа

Единой формы регистрационного журнала не установлено. Таблицу можно разработать самим и заказать в типографии. Но есть общие обязательные для указания в таблице сведения:

  • номер и дата создания приказа;
  • вид нормативного акта (называется действие, которое предпринимается к сотруднику. Например, перевод на другую должность);
  • содержание документа;
  • ФИО и табельный номер работника;
  • основание для издания приказа (заявление, докладная записка, договор).

Скачать образец заполнения журнала приказов по личному составу

Электронный журнал регистрации приказов по личному составу

В современной жизни стремительно меняются методы работы. Взамен бумаготворчеству пришли электронные средства.

Теперь широко применяется электронный документооборот с учетом указанных выше требований. При этом следует обеспечить надежную защиту файлов с регистрационными таблицами от доступа посторонних лиц, исключить возможность  исправлений.

Работа с электронным журналом ускоряет поиск нужных материалов и подготовки документов. Если на компьютере установлена программа 1С, то регистрация приказов происходит автоматически. Для работы с внутренним документооборотом создается электронная версия в Excel.

При сдаче в архив книга распечатывается, сшивается и заверяется.

Ведение документов, касающихся кадров, требует от сотрудника внимательности,  глубокого знания законодательства и грамотности. С момента присвоения документу номера он обретает юридическую силу и может использоваться  работниками в различных ситуациях: при получении кредита, отъезде за рубеж, при решении трудовых споров и др.

Наши практические рекомендации, примерный образец заполнения журнала можно доработать и использовать применительно к вашим условиям.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Интересное по теме:
Оцените статью
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

9 − 3 =

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: