Консультация юриста по телефону
8 (800) 555-67-55 доб. 392

Показатели KPI что это такое

На текущий момент у российского бизнеса не существует единого алгоритма оценки главных показателей, указывающих на эффективность работы предприятия. Поэтому наши маркетологи и владельцы бизнеса пользуются разнообразными зарубежными индикаторами, которых на текущий момент существует предостаточно. Каждый из них имеет свои плюсы и минусы, но в комплексе они дают достаточно точные показатели.

Сегодня многие российские компании и предприниматели успешно используют систему KPI в своей профессиональной деятельности. Несмотря на то, что данная система начала применяться в практике отечественных компаниях сравнительно недавно, многие предприниматели и специалисты, работающие в сфере менеджмента, маркетинга и сотрудники других подразделений, уже смогли оценить все преимущества данного инструмента. И темой нашей публикации станет именно указанная система. Мы расскажем, KPIs что это, поговорим о преимуществах и недостатках, использовании системы в продажах и других сферах, а также все о системе КПЭ, что поможет сделать использование индикатора наиболее результативным.

Определение KPI

Для начала нужно понять, показатели KPI — что это такое. Расшифровка аббревиатуры выглядит так: Key Performance Indicator, что можно перевести, как «ключевой/основной индекс/индикатор/показатель эффективности/результативности» или «ключевой индикатор результата работы».

Индикаторы KPI
Внедрение системы KPI позволяет повысить производительность труда и эффективность работы каждого сотрудника

Помимо точного перевода определения, можно сказать, что КПИ — это комплекс количественных индикаторов, отражающих эффективность деятельности каждого конкретного сотрудника. Бесспорным достоинством этой системы выступает непрерывная мотивация персонала и реалистичность показателей. Результативность считается относительным индикатором, который охватывает все категории деятельности сотрудников и выражает результат в количественном индексе.

Оптимальные ключевые показатели эффективности KPI для каждого специалиста – не больше 5. Различают несколько подгрупп индекса KPI, обоснованных нижеперечисленными показателями работы:

  • расходы – объем потраченных ресурсов, выраженный в их стоимости;
  • производительность – загрузка мощностей предприятия в процентном соотношении;
  • продуктивность – значение, характеризующее отношение индикаторов друг к другу (предположим, прибыль/расходы);
  • результативность – итоги работы, выраженные в количественных показателях.

Система КиПиАй, а точнее ее создание и внедрение, предполагает применение ряда основных постулатов:

  • индекс должен измеряться количественно;
  • индикатор должен иметь связь с итогами работы предприятия;
  • замеры индексов должны быть низкозатратным (по срокам и по привлечению ресурсов).

Практически все ключевые индексы результативности имеют взаимную связь. По этой причине эксперты советуют для достижения наилучших результатов наладить совместную работу различных подразделений и сотрудников. Кроме этого, управленческому персоналу надлежит координировать собственные действия в отношение сотрудников. Это позволит повысить эффективность работы и выполнение установленных показателей.

Для справки: Ключевые индексы необходимы не только для руководства предприятия, Их использование делает максимально удобной работу всего персонала компании, в особенности это относится к тем, чей заработок определяется на основании результатов работы. При помощи КПЭ сотрудники смогут легко просчитывать шаги, необходимые для достижения поставленных целей.

Виды индексов

Показатели эффективности предприятия условно делятся на две разновидности:

  1. Оперативный индекс отражает актуальную работу компании и ее отдельных подразделений. Данный показатель позволяет адаптировать текущие цели и задачи, соответственно с меняющимися условиями. Этот индикатор характеризует качество производственного процесса в плане его организации, а также поставки сырья и выпускаемой продукции.
  2. Стратегические индикаторы отображают итоги работы компании за конкретный расчетный период. Его использование позволяет откорректировать планы на будущие периоды. Данный индикатор характеризует финансовые потоки, на основании которых рассчитываются показатели экономической эффективности компании, предположим, показатель доходности и пр.

Кто придумал КПЭ

Разобрав, КПЭ что это такое, попробуем выяснить, а кто же ввел это понятие. Однозначно ответить на этот вопрос, скорее всего, ответить не получится. Хотя можно отследить, каким образом ведущие западные управленцы пришли к пониманию, КПЭ это продуктивно и крайне полезно для профессиональной деятельности.

Система KPI
Основоположником системы KPI можно считать социолога Макса Вебера — именно его выводы легли в основы современного менеджмента

В конце XIX – начале XX столетия социологом Максом Вебером было выделено 2 методики оценки деятельности работников:

  1. «Султанская» методика, когда управляющий/владелец предприятия («султан») по собственному усмотрению оценивает, сколь хорошо работник справляется с возложенными на него обязанностями. Рациональность в этой методике стоит на вторых позициях. Первостепенными являются эмоции, которыми определяется восприятие деятельности подчиненных.
  2. Меритократическая методика, когда итоги работы расцениваются по фактическим результатам, с использованием инструментов объективных расчетов. В дальнейшем западные специалисты в области менеджмента адаптировали эту методику и со временем получилось в то, что сегодня называется показатели эффективности труда. Важнейшую роль при систематизации рациональных оценок сыграли труды Питера Друкера. Именно он, как принято считать, трансформировал менеджмент в научную дисциплину. Ключевые концепции ученого сводятся к тому, что существуют цели и оценки степени их достижения, выражающиеся через ключевые показатели эффективности деятельности предприятия.

Внедрение KPI

Важнейшим вопросом является внедрение системы. Эксперты в области менеджмента рекомендуют, внедряя основные показатели эффективности в той или иной организации следует учесть специфику ее работы, актуальные и планируемые цели (задачи), интенсивность течения производственных процессов.

Важно отметить, что внедрение данной системы кардинально меняет принципы начислений зарплаты сотрудников. А потому крайне важно довести до персонала, что продуктивность работы отдельного сотрудника станет главным индикатором уровня его дохода, прямо влияя на него. И это выгодно, прежде всего, для него!

Помимо этого, сотрудникам потребуется дополнительное обучение. Это обосновано тем, что внедрение данной системы предполагает разработку надлежащей документации: коллективный договор и трудовые контракты, штатное расписание и прочие документы, которые относятся к оплате работы персонала.

Требования и методология

Из сказанного выше можно заключить, ключевые показатели эффективности — это удобный инструмент современного менеджмента. Его правильное использование позволяет повысить продуктивность профессиональной деятельности и, следовательно, оплату труда персонала.

Внедрение KPI
При использовании системы KPI каждый сотрудник четко видит поставленные цели и может найти оптимальные способы их достижения

Однако процесс внедрения системы отличается сложностью. А потому на данном этапе нужно соблюдать определенные правила и принципы. Их соблюдение окажет неоценимую помощь в процессе переходного периода и в последующей работе организации. Основы перехода на КПЭ выглядят следующим образом:

  1. Принцип «10-80-10», в соответствии с которым организации следует установить 10 основных индексов продуктивности, 80 показателей производительности и 10 индексов эффективности. Эксперты не советуют употреблять больше индикаторов, поскольку это приводит к перезагрузке персонала лишней работой. При этом руководство обязательно озаботится поиском причин, которые приводят к невыполнению планируемых показателей и практически не отражаются на эффективности в целом.
  2. Согласование производственных индикаторов и стратегии развития. Производственные индикаторы ничтожны, если они не обоснованы актуальными критическими показателями успеха, которые, в свою очередь, объединены в сбалансированный комплекс индикаторов и стратегией развития компании.
  3. Контроль и управление. Все подразделениям организации, несущим ответственность за собственный индикатор, следует обеспечить ресурсами для его управления. При этом итоги работы целесообразно контролировать.
  4. Интегрирование процесса оценки индикаторов, отчетов и увеличения производительности. Следует установить регламент оценки индексов и отчетов. Он должен подтолкнуть персонал к выполнению конкретных действий. Для этого следует проводить собрания, на которых сотрудники будут отчитываться и рассматривать решаемые задачи.
  5. Партнерство. Для успешного повышения производительности, необходимо наладить партнерские взаимоотношения всех вовлеченных работников. По этой причине способы внедрения системы следует разрабатывать сообща. Это позволяет сотрудникам выявить преимущества новшества и убедиться в целесообразности изменений.
  6. Перемещение усилий на основные направления. Для повышения производительности, немаловажно расширять полномочия сотрудников. Здесь можно использовать такие инструменты, как повышение квалификации, разработка собственной КиПиАй, организация тренингов и т.д.

Плюсы системы

Работа по рассматриваемой системе предполагает немало положительных аспектов:

  1. В организациях, применяющих КПЭ, эффективность работы сотрудников возрастает практически на 30 % — это факт.
  2. Сотрудники четко понимают, какие задачи стоят в приоритете и как их решать.
  3. При правильно запущенной системе индикаторов значительно упрощается контроль работы предприятия. Это способствует обнаружению проблем еще на этапе их появления, что позволяет их решать без нанесения ущерба.
  4. Расчет зарплаты работников производится с применениями принципов справедливости: специалист, работавший с большей старательностью, должен получить больше. Это способствует удержанию в компании ценных сотрудников.
  5. Фонд заработной платы трансформируется из основного источника затрат в инструмент мотивации сотрудников.

Минусы системы

Имеются у использования KPI и отдельные минусы, о которых нельзя не упомянуть. Главным недостатком считается то, что на запуск системы расходуется много сил и времени. Это обосновано необходимостью детальной проработки всех показателей. Вероятнее всего, потребуется переобучение персонала, разъяснение сотрудникам информации по изменению условий работы, новых целей и задач.

Но, главный минус заключается в том, что продуктивность в результате не всегда оценивается правильно. Этого можно избежать, если в ходе проработки системы четко сформулировать параметры, по каким будет выполняться оценка КПЭ.

Этапы и сроки внедрения

Немаловажным аспектом является то, что матрица KPI должна внедряться поэтапно. Это связано со многими факторами, в том числе начислением заработной платы, которая будет полностью зависеть от эффективности работы каждого конкретного специалиста.

Важно! Не следует внедрять показатели эффективности производства сразу во всей организации. Сначала целесообразно опробовать ее на паре подразделений. Это позволит выработать новую схему оплаты и остальные, связанные с этим процессы.

Тестовый проект позволяет сделать соответствующие корректировки в реальном времени и защититься от возможных ошибок, поскольку на этом этапе уже проявятся все недочеты, которые нужно устранить. Помимо этого, на этапе тестирования получается выявить трудности, вызванные использованием системы у сотрудников организации.

Индексы KPI
При использовании KPI у руководства компании появляется возможность четко расставить цели и задачи для каждого сотрудника, а также контролировать процессы их достижения

После окончания тестового периода в одном подразделении и внесения корректировок в систему можно приступать к следующему этапу и запускать ее в остальных отделах. Все работники должны двигаться к решению общих задач и достижению общих целей. Если данный принцип проигнорировать, то сотрудники столкнутся с трудностями и дискомфортом, что негативно отразиться на их профессиональной деятельности. Следствием этого станут напрасно потраченные усилия от внедрения KPI.

Важно! При полном введении KPI появится возможность приспосабливаться к меняющейся среде современного рынка и вносить соответствующие корректировки в рабочие стратегии. Помимо этого, потребуется ежегодно оптимизировать схемы и регламент премирования.

Автоматизация

Мы уже говорили, что запуск систем КиПиАй приводит повышению эффективности в решении различных бизнес-задач. Современный подход в плане разработки подразумевает поэтапную модернизацию, основанную на типовых задачах. Специалисты, занятые поиском способов решения поставленных задач утверждают, что без автоматизации достижение требуемого результат становится затруднительным. Лучшим вариантом является сбалансированная система индикаторов, выявляющая лучшие способы модернизации рабочих процессов. Важнейший вопрос, который позволяет решить данный программный продукт, — объединение долгосрочных целей и ежедневную работу каждого работника.

Проводя автоматизацию КиПиАй целесообразно обратить внимание на такие востребованные продукты, как:

  • Monitor – предусматривает решения для различных отраслей, а также позволяет оптимизировать бюджетирование и другие направления работы предприятия;
  • KPI.bz — обеспечивает автоматизацию расчета зарплаты сотрудников и прочих процессов в сфере HR-менеджмента;
  • KPI Drive (УПЦ Управление по целям) автоматизация расчета заработной платы;
  • ELMA – обеспечивает оптимизацию документооборота и рабочего процесса;
  • KPI Suite – реализует управленческую систему.

Большинство специалистов используют в работе именно указанные программные продукты. В отдельных случаях автоматизацию КПЭ проводят посредством внедрения систем ERP, которые позволяют в комплексе отладить сразу несколько бизнес-процессов.

Результаты KPI
По результатам внедрения системы KPI можно увидеть увеличение реальных производственных показателей

ПО не должно быть слишком сложным, иначе могут возникнуть трудности в ходе его отладки и запуска. Однако важно, чтобы ПО обладало необходимым функционалом. Значимость автоматизации для более качественного использования системы индикаторов позволяет понять оценка ее функционала.

Автоматизация системы индикаторов подразумевает типовой и расширенный пакет функций, который включает:

  • анализ качества выполнения КиПиАй;
  • сбор всевозможных данных;
  • оценка работы сотрудников;
  • контроль выполнения актуальных задач;
  • расчет KPI и зарплаты сотрудников.

Разработкой, установкой, настройкой и запуском ПО должны заниматься высокопрофессиональные специалисты. В этом случае пользователи системы смогут должным образом оценить пользу автоматизации КПЭ, с учетом всех ее преимуществ и недостатков.

Ключевыми преимуществами автоматизации КПЭ являются:

  • мотивация и распределение личной ответственности среди персонала компании;
  • корректный расчет зарплаты и премий, соответственно с личными показателями продуктивности каждого работника;
  • постоянный контроль за достижением установленных целей и оценка вклада сотрудников в этот процесс.

Внедряемая система должна в полной мере этому соответствовать, в противном случае возникают отрицательные последствия. Главные требования связывают с простотой и доступностью для каждого сотрудника, кроме того, отмечается реальность определяемых задач и дополнительную мотивацию.

Автоматизацию системы KPI можно разделить на следующие этапы:

  • разработка плана и первоначальный анализ;
  • разработка управленческой модели;
  • IT-настройка, включающая создание ПО, обучение персонала и тестирование;
  • доработка ПО и запуск системы.

Когда все сделано верно, то пользователи смогут оценить значимость автоматизации для наиболее результативного использовании системы КПЭ в организации.

KPI в продажах

КПЭ-индикаторы продуктивности применяются почти всеми организациями, работающими в сфере прямых продаж. Приведем некоторые примеры и рассмотрим работу менеджера по продажам.

Работа по системе KPI
Систему KPI применяют компании, работающие в самых различных сферах — и это всегда приводит к улучшению результатов работы

Итак, «вооружившись» утвержденными ключевыми индексами, он сможет увидеть четкую картину своей работы: он поймет, сколько необходимо продать для выхода на желаемый доход, а также какие запланированные результаты требуют четкого выполнения. Предположим, начинающий страховой консультант должен ориентироваться на соотношение 1:10 – чтобы застраховать одного клиента, надо пообщаться с десятью вероятными покупателями.

Кроме того, пользователям доступен КПЭ результата, к примеру, «кол-во новых покупателей/клиентов не менее Х», «объемы продаж не меньше Y» и т.д. Данные показатели «привязываются» к персоналиям, и желательно, чтобы их было не менее пяти, но самое важное – они должны иметь четкую формулировку и легко измеряться.

Кроме мотивации персонала, руководство организации успешно применяет КПЭ, как инструмент, позволяющий анализировать и контролировать работу подчиненных. Система помогает выявить существующие пробелы в работе и определить этап, на котором они возникают. Предположим, руководитель отдела продаж контролирует и анализирует клиентскую базу конкретного менеджера: сколько встреч и звонков осуществляется сотрудником. В случае, когда данные индикаторы выполнены в необходимом объеме, но продажи не увеличиваются, можно прийти к выводу, что у менеджера наблюдается нехватка знаний, опыта или личных качеств для эффективной работы.

Мотивация в KPI

Для грамотной мотивации сотрудников необходимо понять, какую роль каждый из них играет в работе компании, а также определить, какую работу он может выполнять лучше. Это будет вариантом КПЭ. Каждый сотрудник компании должен иметь собственные индикаторы эффективности. Некоторые примеры приведены на фото ниже:

Показатели KPI
Примеры показателей для оценки эффективности работы сотрудников

Применение системы КПЭ, при расчете заработной платы позволяет фиксировать плановые индикаторы и показатели по факту. Это предоставляет руководству четкое понимание того, каким образом мотивировать работников и за что. Сотрудники же ясно видят положительные и отрицательные стороны собственной работы и понимает, какие шаги принесут ему «дивиденды», а за что будут начислены штрафы.

Допустим, страховым агентом значительно расширена клиентская база и продано больше полисов, чем запланировано. Следовательно, план перевыполнен, к зарплате он должен получить премиальную выплату. Но, когда этот менеджер продаст меньше полисов, он может совсем лишиться бонусов и получить только оклад, поскольку его индивидуальные индексы оказались низкими.

Важно! Не стоит мотивировать персонал исключительно всевозможными надбавками к з/п и премиями. За выполнение плана можно премировать интересным тренингом, который оплачен из средств компании, дополнительными оплачиваемыми выходными, ценными подарками и пр. Как правило, это вдохновляет персонал не хуже денежных доплат.

Для составления КПЭ сотруднику, следует ориентироваться на общую цель и хорошую мотивацию. Деятельность в команде заинтересованных людей сможет в минимальные сроки вывести организацию к достижению определенных целей.

Ревизия системы

Существует еще один немаловажный момент, о котором необходимо рассказать. Запустить и отладить систему КПЭ — это еще не гарантия качественной работы. Нужно понимать, что внедренная система не будет работать вечно. Бизнес стремительно развивается, что предполагает изменение подходов к его реализации. С каждым изменением может понадобиться коррекция системы КиПиАй. И к этому нужно быть готовым.

Показатели KPI
Главным преимуществом внедрения системы KPI является реальная оценка деятельности каждого конкретного сотрудника и возможность корректно рассчитать оплату труда, основываясь на них

При необходимости скорректировать систему, нужно разобраться, какие индексы больше неактуальны и какими индикаторами их следует заменить, а также кого назначить ответственным за новые индексы. Подкорректировать систему проще, чем разработать ее с нуля.

Периодическая корректировка необходима и системе мотивации. Лучше делать это с привлечением работников. Каждый из них имеет собственные цели. А мотивация будет работать лучше, когда работник понимает, чего он желает достигнуть и что нужно сделать для реализации собственных целей.

Допустим специалист стремится к заработку в 150 000 рублей/месяц. В этом случае можно поставить ему оклад 75 000, а остальную часть гарантировать в виде бонусов за успешную работу, выполнение (перевыполнение) плана. Так ему будет понятно, что руководство компании оценивает его в 75 000, но он сможет заработать 150 000, добившись успехов в профессиональной деятельности.

Заключение

А в заключение можно еще раз отметить, что разработка и запуск системы КПЭ – длительный процесс, требующий скрупулезного подхода. Он предполагает не только временных затрат. Потребуются некоторые затраты финансовых и моральных ресурсов. Но уже в ближайшем будущем, по окончанию адаптационного периода, вы ощутите рост качественных и количественных показателей предприятия.

Руководство организации сможет понять, какие работники справляются (не справляются) с выполнением возложенных на них обязанностей, но главное, сможет наградить (наказать) каждого из них в соответствии с реальными результатами. И что не менее важно – все сотрудники поймут общие цели предприятия и смогут внести личный вклад в их достижение.

Для руководства же важно всегда выполнять данные ранее обещания: если сотрудник заработал бонусы – он обязательно должен их получить!

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Интересное по теме:
Оцените статью
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

2 × 1 =

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: