Консультация юриста по телефону
8(800) 500-27-29 доб. 827

Образец оформления приказов по основной деятельности

Среди делопроизводственной документации предприятий важное место занимают приказы по основной деятельности. Что нужно знать о них и чем эти документы отличаются от других распорядительных документов. Рассмотрим, какие задачи решает эта группа приказов, сколько необходимо их хранить, каким образом оформлять и регистрировать.

Какие бывают приказы

Все распорядительные документы предприятий в делопроизводстве разделяют на 3 основные разновидности: приказы по основной деятельности, по кадровому составу и по хозяйственным делам. В контексте данной статьи анализируется только группа документов, связанная с основной деятельностью организаций. Это какие приказы?

К данной разновидности документации относятся все распорядительные акты руководителя, которые определяют:

  • ответственность и юрисдикцию управленческого состава;
  • финансовую политику компании;
  • административную структуру и штатное расписание;
  • утверждение местных правовых актов;
  • регламенты и процедуры, действующие в организации;
  • режим работы;
  • порядок охраны труда и соблюдение техники безопасности.

Таким образом, к приказам по основному виду деятельности следует относить все распорядительные акты, подписанные руководителем, которые каким-либо образом регулируют работу предприятия в отрасли, указанной в его Уставе. Отличать их от двух других разновидностей несложно.

Документы по кадровому составу всегда регулируют трудовые правоотношения — приём на службу и увольнение, отпуска, командировки, премирование. В большинстве случаев такие приказы касаются конкретных работников. Акты по административно-хозяйственной деятельности регулируют обеспеченность работы организаций материальными ресурсами, порядок эксплуатации зданий и оборудования, правила пользования транспортом.

Рабочий стол секретаря.
К приказам по основному виду деятельности относить распорядительные акты, которые регулируют работу предприятия в отрасли, указанной в его Уставе

Отличительные черты приказов по основной деятельности

Зная представленные выше характеристики, отделить приказы по предприятию от других групп не составит серьёзной проблемы. Перечислить их избыточный перечень не представляется возможным: у каждого предприятия своя специфика деятельности, а значит и особенный порядок делопроизводства. Среди самых распространённых можно назвать документы о/об:

  • утверждении на должность руководителя предприятия;
  • принятии на работу главного бухгалтера;
  • получении права подписи;
  • согласовании списка лиц с материальной ответственностью;
  • назначении ответственного за кадровое делопроизводство;
  • назначении ответственного за ведение табеля учёта рабочего времени;
  • введении штатного расписания;
  • изменении перечня структурных подразделений, цехов;
  • вступлении в силу «Правил внутреннего распорядка»;
  • порядке охраны коммерческой тайны;
  • порядке проведения противопожарного инструктажа;
  • введении режима неполной рабочей недели на предприятии.

Главный признак распорядительного акта по основному виду деятельности — его прямая связь с деятельностью, указанной в уставе предприятия как основная. Интересно, то несмотря на распространённое заблуждение, акты о назначении на должность руководителя и главного бухгалтера также относятся к основному виду деятельности, а не к кадровому составу (по причине особого статуса этих сотрудников).

Форма приказа по основной деятельности утверждается на каждом предприятии. Но при любом варианте она должна согласовываться с требованиям законодательства в сфере делопроизводства. Ниже представлены готовые образцы приказов, однако копировать их вслепую не следует. Нормы для таких документов в России закреплены законодательно.

Инструкция по оформлению приказов

Проанализируем примерный образец, как правильно написать приказ по основному виду деятельности:

  1. Любой такой акт начинается с наименования организации в полном и сокращённом вариантах и города местоположения. Например: «Общество с ограниченной ответственностью «Маяк», ООО «Маяк», город Владивосток».
  2. Ниже указывается наименование «ПРИКАЗ» и его заголовок с предлогом «О». К примеру, «О досрочном сложении полномочий генерального директора». В наименовании акта лучше использовать прописные буквы: так документ читается гораздо удобнее.
  3. Следующей строкой прописывается регистрационный номер акта и его дата.
  4. Текст приказа излагается сухим деловым языком, без использования любых средств выразительности, вопросительных и побудительных предложений, размытых формулировок. Дублирование мыслей, возможность разночтений исключаются.
  5. Если приказ утверждает сразу несколько положений, их перечисляют отдельными пунктами и подпунктами.
  6. Отметка о приложениях (при наличии). Каждое приложение нумеруется. Например, «Приложение 1: Регламент проведения первичного инструктажа по технике безопасности».
  7. Ниже следует подпись руководителя с расшифровкой. При необходимости добавляют подписи других ответственных лиц.
Приказы по основной деятельности.
Образец приказа по основной деятельности организации

На оборотной стороне главного экземпляра акта размещается лист согласования: подписи всех ответственных лиц с расшифровками в порядке подчинённости (младшие чины — внизу, старшие — вверху). Лист согласования заполняется до подачи акта на подпись руководителю.

По той причине, что приказы по основной деятельности любой компании приходится выпускать постоянно, искать в каждом случае как оформить их очень непрактично. Предприятие должно утвердить шаблоны приказов, подготовить их образцы (с названиями организаций, строкой с номером регистрации, расшифрованной подписью руководителя) и хранить их в общей папке в локальной сети. Они должны быть доступны сотрудникам, занимающимся подготовкйо черновиков приказов в любой момент рабочего времени.

Правила регистрации

Правила оформления приказов по основному виду деятельности требуют присваивать каждому распорядительному акту особый номер и прописывать его на документе, а также в отдельном журнале. Большинство предприятий приобретают специальный «журнал для регистрации ПОД».

Это брошюра, как правило, включает 64 листа. Здесь построчно фиксируются:

  • номер;
  • дата;
  • заголовок;
  • количество листов;
  • ответственное лицо;
  • список сотрудников для ознакомления.

Некоторые предприятия дублируют традиционный бумажный журнал электронной версией. Самой простой программой для этих целей является Excel. Недостатком электронной версии можно назвать уязвимость: при выходе компьютера ответственного сотрудника из строя предприятие рискуют лишиться важного пласта делопроизводства. Поэтому хранить электронный документ лучше не на компьютере, а в облачном сервисе.

Регистрационные номера присваиваются приказам последовательно в течение 1 года. Каждый новый год нумерация начинается сначала.

Приказ по основной деятельности.
Текст приказа излагается сухим деловым языком, без использования любых средств выразительности, вопросительных и побудительных предложений, размытых формулировок

Сроки хранения

Сколько нужно хранить оригинал? После подписания акта руководителем и ознакомления с ним всех необходимых сотрудников бумага подшивается в специальную папку. Правила делопроизводства требуют хранить эту разновидность документов бессрочно.

Для удобства работы с документами рекомендуется все неактуальные или утратившие силу документы в конце года подшивать в отдельную папку и складывать в архиве. Актуальные и новые приказы в течение года лучше хранить в практичной большой папке с раздвижными кольцами.

Заключение

Мы рассмотрели, как правильно составить приказ по основной деятельности, а также как регистрировать и хранить данный распорядительный акт. Если предприятие утвердит образец такого документа и распространит его среди всех ответственных сотрудников, вести делопроизводство будет очень легко. Разработка и подписание распорядительных актов будут занимать значительно меньше времени.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Интересное по теме:
Добавить комментарий

13 + четыре =

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: