Актуальная статья
Консультация юриста по телефону
8(800) 350-23-69 доб. 408

Журнал учета Трудовых договоров

Книга или журнал регистрации трудовых договоров не относится к числу обязательных документов предприятия, но существенно упорядочивает документооборот, даёт информацию для анализа кадровой работы. Он содержит данные обо всех подписанных трудовых контактах с сотрудниками, позволяет эффективнее контролировать трудоустройство на предприятии. Рассказываем, кому стоит вести учёт трудовых договоров в специальной книге, и какой вариант удобнее — бумажный или электронный.

Для чего нужен Журнал регистрации трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров фиксирует все заключенные организацией трудовые соглашения с сотрудниками. Законодательство не обязывает работодателей вести такую книгу, поэтому целесообразность создания документа определяется самостоятельно. Например, индивидуальному предпринимателю с 4 сотрудниками такой журнал не принесёт никакой реальной пользы. Напротив, большому предприятию с 500 работниками данная книга поможет эффективнее контролировать документооборот, быстрее находить информацию о каждом контракте, а также анализировать текучку кадров. Регистрацией сведений в журнале, как правило, занимаются сотрудники отдела кадров или делопроизводитель.

Допускается фиксировать все договоры в одной книге или завести разные журналы для срочных и бессрочных контрактов.

Книга регистрации трудовых контрактов может помочь при проверках контролирующих органов, например, трудовой инспекции. Документ подтвердит, что отношения со всеми работниками оформлены официально, работодатель не нарушает законодательство и не содержит штат «серых» сотрудников.

Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров не относится к обязательным документам, но помогает упорядочить кадровую работу в организации

Форма журнала

Так как регистрация трудовых контрактов в отдельном документе не является обязательной, форма журнала может быть произвольной. Документ представляет собой таблицу, где каждая строчка посвящается новому договору. Рекомендуется отражать в книге следующие данные:

  • дату заключения трудового договора;
  • его номер;
  • должность, структурное подразделение;
  • имя работника;
  • тип трудовых отношений — срочные, бессрочные;
  • дату расторжения (поможет отслеживать сроки работы в организации и делать выводы о текучке кадров);
  • изменения (фиксируются реквизиты документа, меняющего содержание договора, например, дата и номер дополнительного соглашения);
  • примечание.

Три последних пункта добавляются по желанию. Работодатель также может предусмотреть место для подписи сотрудника, но это вовсе не обязательно. Внесение таких данных в книгу будет занимать не более 2 минут, зато позволит успешнее контролировать кадровую работу.

Скачать: Книга регистрации трудовых договоров

Учет договоров в бумажном и электронном виде

Распечатывать таблицу и вносить данные от руки сейчас не единственный вариант учёта. Гораздо более удобной представляется электронная таблица в Word или Excel. Запись информации ускорится, часть сведений можно будет копировать, а не вносить от руки. Документ может быть доступен по локальной сети, а значит с ним одновременно могут работать несколько специалистов: например, делопроизводитель вносить реквизиты по новым сотрудникам, а кадровик — анализировать средний срок работы сотрудников в компании.

Электронная таблица удобна тем, что можно разделить действующие и расторгнутые контракты на два листа. Также можно поступать со срочными и бессрочными соглашениями. Это дополнительно упростит анализ информации — данные не надо переписывать заново, только копировать и перемещать строчки.

Единственная проблема, которая сопряжена с электронным учётом — возможность потерять файл после поломки компьютера. Эта трудность легко преодолевается хранением документа в облачном сервисе. В таком случае файл не удалится, даже если основной компьютер сломается или будет недоступен. Пользователи, которым открыт доступ в хранилище, в любой момент смогут запустить этот файл на своём устройстве и использовать в работе.

Заключение

Законодательство не требует вести учёт трудовых договоров в письменной форме, но журнал регистрации существенно упрощает документооборот и кадровый анализ. Книгу допускается вести в электронной форме: это упрощает доступ к ней разных специалистов и ускоряет заполнение. Скачайте образец книги регистрации по ссылке выше и адаптируйте его под свои цели.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Оцените статью
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

десять − один =

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: