Консультация юриста по телефону
8(800) 350-23-69 доб. 408

Примеры писем в деловой переписке

Хороший пример делового письма требуется не только начинающим предпринимателям и офисным работникам, но и абсолютно всем, кто ведёт переписку в целях работы или бизнеса. Грамотно написанное письмо — эффективный инструмент в достижении целей. С помощью текста можно убедить делового партнёра принять более выгодное решение, сохранить лояльность клиента, привлечь в компанию квалифицированного сотрудника. Рассказываем, какие виды деловых писем существуют, какой должна быть современная переписка и приводим примеры хороших и плохих образцов.

Виды деловых писем

Деловая переписка включает десятки разновидностей документов, каждый из которых обладает характерными особенностями. По каждому можно привести несколько полезных рекомендаций, из которых можно было бы составить отдельную книгу. Однако, чтобы разобраться в азах темы и уже сегодня начать писать лучше и грамотнее, достаточно ознакомиться с информацией в этом материале.

Есть несколько подходов к классификации деловых писем, отличающихся положенным в основу критерием. Рассмотрим наиболее популярные из них.

По теме:

  1. Предложение или оферта. Предложение товаров, услуг, сотрудничества.
  2. Запрос. Цель — уточнить условия сотрудничества, отдельные положения контракта, особенности товаров или услуг.
  3. Претензия. Жалоба на плохое обслуживание, нарушение условий контракта.
  4. Информационное. Адресату направляют важные сведения об изменении обстоятельств сотрудничества, чрезвычайных обстоятельствах, новых товарах.
  5. Подтверждение. Цель — подтвердить получение посылки, согласие с условиями сотрудничества.
  6. Напоминание. Цель — напомнить о необходимости исполнять обязанности по договору, истечении сроков.
  7. Приглашение.
  8. Поздравление или благодарственное письмо.
Пример делового письма
Деловые письма помогают решать многие бизнес-задачи, поэтому важно уметь писать их грамотно

По функции:

  1. Инициативные письма. Составитель по собственной инициативе готовит документ, когда ему необходимо получить информацию (или поблагодарить, пожаловаться и т. д.).
  2. Ответы. Пишутся в ответ на инициативные письма. Цель — донести информацию по запросу.
  3. Письма без ответа. Некоторые документы имеют целью только информирование и не предполагают начало переписки.

По получателю:

  1. Личные. Адресуются конкретному человеку — руководителю, бухгалтеру, специалисту, клиенту.
  2. Групповые или обезличенные. Направляются в адрес организации или учреждения, предполагают широкий круг читателей.

По композиции:

  1. Одноаспектные. Посвящаются одному вопросу.
  2. Многоаспектные. Посвящаются нескольким темам.

По форме отправления:

  1. Традиционные или бумажные.
  2. Электронные.
  3. Факсовые.

Рекомендации по составлению документа

Текст в деловой переписке — это инструмент, с помощью которого можно сделать адресата своим союзником или настроить его против себя. Написание деловых писем — это такой же навык, как использование программ на компьютере или работа с офисной техникой. Он доступен любому человеку, может «прокачиваться» и не зависит от литературного таланта.

Вот несколько полезных рекомендаций, после которых любой деловой текст станет лучше:

  1. Придерживайтесь чёткой структуры. Так получателю будет проще ориентироваться в документе. Тема, приветствие и обращение к адресату, цель, вопросы, предложение, контакты для обратной связи.
  2. Отделяйте смысловые части абзацами. Не пишите «простынями» — в таких документах сложно искать информацию.
  3. Деловой язык возможен без бюрократических штампов и канцеляризмов. Постарайтесь убрать все страдательные залоги (вместо «нашими разработчиками было сделано новое приложение» напишите «наши разработчики сделали новое приложение»).
  4. Будьте лаконичны. Оставьте в послании только ту информацию, которая необходима адресату для решения вашего вопроса. Хорошо, если бумажное письмо умещается на листе А4, а электронное — на одном экране без пролистываний. Если информации больше, вынесите её в приложение.

Рекомендации для традиционных бумажных писем:

  1. Помните, что бумажный документ будет идти несколько дней (или больше недели), поэтому не пытайтесь решить с его помощью срочный вопрос.
  2. Если пишете от лица организации, используйте фирменный бланк.
  3. Печатайте документ на хорошей бумаге, на качественном принтере. «Грязь», полосы и размытые буквы портят впечатление.
Деловая переписка
Деловая переписка может вестись по электронной почте или в традиционной бумажной форме

Советы для электронной переписки:

  1. Электронные письма приходят мгновенно, поэтому лучше подходят для оперативного решения вопросов. Однако если проблема очень срочная, возможно, лучше позвонить.
  2. Если пишете по электронной почте впервые, проверьте, понятно ли будет адресату, от кого пришло сообщение. Лучше использовать официальную почту компании.
  3. Не спешите отправлять документ — проверьте опечатки и ошибки, вложенные файлы. Это займёт всего 1-2 минуты.
  4. Если к письму прилагаются документы — фотографии, аудио, видео, тестовые файлы — в тексте нужно упомянуть их (иначе адресат по невнимательности может не заметить, что есть дополнительная информация). Каждый файл нужно подписать.

Стиль

В русском языке даже есть специальный стиль для делового общения — официально-деловой. Он помогает сторонам яснее доносить информацию, не допускать недосказанности и посторонних эмоций.

Признаки официально-делового стиля:

  • компактное изложение, краткость, лаконичность;
  • экономное использование языковых средств;
  • нет двусмысленности;
  • не используются художественные приёмы — восклицания, риторические вопросы, образные сравнения;
  • используются специальной профессиональной терминологии, сокращения и аббревиатуры;
  • нет эмоциональной экспрессии;
  • прямой порядок слов (подлежащее — сказуемое);
  • слабая индивидуализация, нет «авторских» приёмов;
  • не допускаются разговорные просторечные выражения, фразеологизмы.

Официальное письмо должно отвечать этим критериям — в противном случае можно встретить непонимание адресата. Особенно это важно, если получатель — государственное учреждение. Оно может отказаться рассматривать обращение, составленное с нарушением этих правил. Чтобы обезопасить себя от лишней бумажной работы, заранее убедитесь, что в текст не попали разговорные фразеологизмы, в нём нет лишней экспрессии, а суть сформулирована максимально доступно.

Приверженность официально-деловому стилю не равнозначна использованию бюрократических штампов, канцеляризмов и громоздких предложений.

Все эти правила можно соблюсти, сделав при этом текст ясным и легко читаемым. Критерии официально-деловому стиля не противоречат ни одной из представленных выше рекомендаций.

Оформление делового письма

Оформление делового письма возможно в 2 вариантах:

  • на бумаге;
  • в электронном виде.

Очевидно, что правила оформления двух типов писем будут отличаться. Разберём, как писать документы, чтобы адресаты понимали вас.

Общие рекомендации по оформлению писем:

  1. Сделайте документ удобным для получателя. Это означает разбить текст на абзацы, а каждой мысли посвятить отдельное предложение.
  2. Если послание предназначено конкретному адресату, обратитесь к нему по имени или имени и отчеству (в зависимости от установившихся отношений). Обращение только на «вы».
  3. Используйте списки и пункты, чтобы упростить восприятие информации.
  4. Таблицы лучше не вставлять в текст, а выносить в приложение (исключение — маленькая таблица на 2-3 столбца и строчки).
Оформление деловых писем
Деловое письмо пишут в официально-деловом стиле: кратком, лаконичном, эмоционально-нейтральном

Оформление бумажных писем:

  1. Используйте фирменный бланк организации или ИП. Проследите за актуальностью данных в бланке. Нередко бывает, что организация меняет телефон или адрес, но забывает обновить информацию на официальном бланке. Это усложняет ответ.
  2. Один шрифт и один кегель (размер шрифта) на письмо. Исключение — информация в бланке.
  3. Не используйте разные цвета для текста (не выделяйте красным и т. д.). Исключение — цветной логотип на бланке и другой цвет чернил подписи.
  4. Только качественная бумага формата А4. Никаких черновиков, мятых листов, помарок, исправлений корректором.
  5. Оригинал подписывается лично руководителем организации. Письмо с копией подписи отправлять недопустимо.
  6. Аккуратно сложите письмо в 2 или 3 сгиба по размеру конверта. Не подгибайте листы сбоку.

Оформление электронных писем:

  1. Не игнорируйте строку «Тема». Ясно и сформулируйте, о чём письмо. Не «выгодное предложение», а «коммерческое предложение ООО «Макрос» на поставку бумаги».
  2. Электронная переписка — не повод отказываться от обращений. Назовите получателя по имени или имени и отчеству.
  3. Настройте корректную автоматическую подпись, следите за актуальностью контактных данных в ней.
  4. Если вы пишете ответ на электронное письмо, подумайте, нужно ли заново пересылать адресату всю переписку. Старые сообщения почти всегда прикрепляются автоматически, однако в большинстве случаев нет смысла пересылать «простыни» туда-сюда. Удалите всё лишнее.
  5. Подпишите все прикреплённые файлы.

Примеры деловой переписки

Чтобы показать, как использовать представленные рекомендации, рассмотрим практические примеры писем в деловой переписке. Для наглядности ниже представлены образцы не только хороших, но и плохих писем.

Информационное письмо, неудачный вариант:

«Уважаемый Павел Петрович! В целях оптимизации производственного процесса отделом коммуникаций разработан план внедрения новой системы документооборота. В связи с этим 12 апреля в вашем отделе будут проведены работы по установке дополнительного программного обеспечения на компьютеры сотрудников. Просьба обеспечить работникам отдела связи доступ в кабинет в назначенное время».

Почему такое письмо неудачно? Оно перегружает адресата лишними данными, не даёт конкретной и полезной информации. Текст перегружен страдательными залогами. При этом суть преобразований не раскрывается.

Информационное письмо, хороший вариант:

«Уважаемый Павел Петрович! Отдел коммуникации разработал план внедрения новой системы электронного документооборота. Она поможет ускорить обмен информацией между структурными подразделениями и сократит количество бумажной работы. Однако, чтобы система заработала, на компьютеры сотрудников необходимо установить новую программу. Специалисты планируют провести все работы в вашем отделе 12 апреля с 10 до 14 часов. Пожалуйста, спланируйте рабочий график подчинённых с учётом этой информации».

Почему это письмо лучше? Прямой порядок слов и лаконичное изложение упрощают понимание информации. Появились дополнительные данные, которые поясняют адресату, какую пользу принесут изменения. Есть точное время. Общий более позитивный, хотя все нормы официально-делового стиля соблюдены.

Правила оформления деловых писем
Деловое письмо призвано решить конкретную задачу, в соответствии с которой автор выбирает форму и способ изложения

Письмо-претензия, неудачный вариант:

«Тема: сломанный ноутбук.

28 февраля наша компания заказала в вашем магазине ноутбук для руководителя. Вы прислали бракованный экземпляр, он постоянно выключается. Замените».

Почему не стоит так оформлять претензию? Во-первых, здесь недостаточно информации для решения проблемы. Во-вторых, обвинительный тон помешает конструктивному диалогу.

Письмо-претензия, хороший вариант:

«Тема: Замена ноутбука по чеку №1 от 28.02.2019.

28 февраля наша компания ООО «Финансы» приобрела в вашем магазине ноутбук марки «…» модель «…» стоимостью 25 000 рублей. В начале использования оказалось, что ноутбук неисправен: через 10 минут после включения он перегревается и отключается. В технической поддержке нам ответили, что ноутбук подлежит замене и сказали написать вам, чтобы уточнить детали замены. Контактный телефон «…».

Почему этот вариант лучше? Претензия изложена сдержаннее, в ней появилось больше конструктивной информации и деталей. Понятно, почему покупатель пишет именно на этот адрес и что просит сделать. Есть контактный телефон для обратной связи, указан номер чека.

Заключение

В деловой переписке стоит придерживаться официально-делового стиля, однако, избегать громоздких предложений и канцелярского языка. При подготовке письма стоит ясно формулировать цели и просьбы, избегать двусмысленности. Оформляя текст, позаботьтесь об адресате: документ должно быть легко читать. Понятная структура поможет быстрее находить нужную информацию и готовить ответ.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Оцените статью
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

5 × один =

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: