Консультация юриста по телефону
8 (800) 555-67-55 доб. 392

Образец сопроводительных писем к документам

Рассмотрим пример сопроводительного письма к резюме, к отчётам, претензиям, в суд и в ФАС. Это понятие относительно недавно вошло в оборот, поэтому необходимость подготовить сопроводительную записку ставит многих в тупик. В действительности в этом нет ничего сложного: вам помогут наши рекомендации и примеры, которые вы можете прочитать и скачать в этом материале.

Рекомендации по составлению сопроводительных писем

Сопроводительное письмо — это текст, который прилагается к основному документу — резюме, запросу в государственное учреждение, отчёту об исполнении контракта. Задача письма заключается в том, чтобы раскрыть дополнительные положения основного документа или донести новую информацию, которую по каким-то причинам нельзя в нём указать.

Сопроводительные письма отличаются небольшим объёмом, чёткой структурой и ёмкостью. Следует запомнить, что писать их совсем необязательно. Если вам нечего рассказать сверх основного документа, не пишите лишний текст. Иначе перегрузите адресата ненужными данными, отнимите время и испортите впечатление о себе.

Самый лучший вариант — другая сторона сама указывает, что требуется написать. Например, в описании вакансий часто можно встретить требование дополнительно указать, почему возник интерес к должности, приложить работы из портфолио, написать, нужна ли помощь с проездом и проживанием и т. д. Но такие «идеальные» описания вакансий встречаются крайне редко.

Деловая переписка
Сопроводительное письмо составляется, когда требуется сообщить дополнительную информацию к основному документу

Структура и язык письма

Сопроводительное письмо — инструмент деловой переписки, решающий конкретную задачу дополнительного информирования адресата. Хорошее письмо отличается деловым стилем без «воды» и канцелярских штампов, простыми предложениями и нейтрально-доброжелательной манерой.

В обращениях государственным органам исключены шутки, эмоциональный тон и просторечия. В сопровождении резюме допускаются более свободные выражения, но многое зависит от сферы. Если вы претендуете на должность генерального директора, лучше обойтись без юмора и придерживаться корпоративной этики. Если ваша профессия творческая, допускаются шутки и иной стиль изложения.

Как пишется такой документ? Структура письма должна помочь другой стороне максимально быстро разобраться в том, что вы хотите сообщить:

  1. Приветствие. Например «Уважаемый «менеджер по персоналу!». Желательно узнать имя получателя и обращаться более персонализировано. Представляться в большинстве случаев не нужно — ваше имя есть в строке «Отправитель». Можете напомнить о себе, если отправляете документ после собеседования. «Я была на собеседовании 18 января в 16:00 и по его итогам направляю примеры своих работ».
  2. Основная часть. Здесь вы пишете обо всём, что хотите сообщить. Отдельные мысли разбивайте на короткие предложения. Если что-то перечисляете, не поленитесь сделать маркированный список. Абзацы разделяйте пустой строкой. Так вы сделаете чтение удобным и сохраните работодателю массу времени. Это обязательно будет вам в плюс.
  3. Заключение и прощание. Формальное завершение можно использовать с выгодой для себя: поблагодарите за внимание (это приятно), уточните, что готовы ответить на все возникшие вопросы, продублируйте все свои контакты (так с вами удобнее будет связаться).

Распространённые ошибки

Худшее, что может сделать — продублировать содержание основного документа. Например, повторить места и опыт работы из резюме. Такой подход лишает отправку и чтение документа всякого смысла, впустую тратит время обеих сторон и показывает отправителя как не очень вежливого и не ориентирующего в современных тенденциях человека. Нечего сказать дополнительно? Лучшее решение вообще ничего не писать.

Вторая популярная ошибка — большой объём. Не забывайте, что сопроводительное письмо является не более чем дополнением к основному. Уместите его содержание на половине листа А4 или на одном экране компьютера без пролистываний. Думайте об удобстве читателя.

Третья ошибка — самовосхваление. Это касается писем, сопровождающих резюме. Кандидат очень хочет получить должность и стремится произвести впечатление рассказами о своих талантах, одарённости, пунктуальности и незаменимости. Это выглядит смешно, человек показывает себя тщеславным и недалёким. Все профессиональные качества должны быть зафиксированы в резюме или отразиться в портфолио.

Можно сделать исключение, если вы считаете, что адресат должен обратить внимание на какое-то отдельное место работы или проект. Тогда без бахвальства сообщите: «Прошу обратить внимание на 5-ый проект в портфолио: он выиграл гран-при Всероссийского конкурса разработчиков программного обеспечения».

Пример сопроводительного письма к резюме
В сопроводительном письме не стоит дублировать информацию из основного документа, нужно рассказать что-то новое

Примеры сопроводительных писем к различным документам

Составить хорошее письмо тяжело, особенно новичкам. В этом может помочь образец сопроводительных писем к документам — рассмотрим несколько примеров в следующих разделах. Такие документы не универсальны и в каждом отдельном случае требуют особенного подхода.

Чаще всего сопроводительные письма отправляют по электронной почте. Используйте один шрифт, один цвет текста, избегайте выделений жирным, курсивом, знаков восклицания.

Проверяйте прикреплённые файлы, используйте самые популярные форматы — doc, xls, pdf, jpg.

К резюме

Сопроводительное письмо к резюме помогает кандидату акцентировать внимание потенциального работодателя на своих сильных сторонах. Рекомендуется избегать самовосхваления, соблюдать нейтрально-доброжелательный тон и придерживаться деловой манеры общения. Не дублируйте содержание резюме, не пересказывайте его другими словами — сообщите новую информацию.

Если вы отправляете письмо после собеседования, уточните, возможно работодатель хочет узнать какие-то конкретные сведения о прошлых местах трудоустройства и реализованных проектах. Придерживайтесь всех рекомендаций из прошлых разделов: не лейте «воду», не засоряйте текст штампами, не оскорбляйте и не принижайте других кандидатов (такое, к сожалению, тоже случается).

Уместно подчеркнуть заинтересованность в должности или в деятельности компании. Например, «Индустрия женской моды всегда привлекала меня возможностью совместить хобби и работу. Компания «Орбита» является одним из лидеров рынка, что делает должность контент-менеджера ещё более перспективной для меня».

Скачать Образец сопроводительного письма к резюме

Мотивационное письмо к резюме
Сопроводительное письмо производит впечатление и подчёркивает профессионализм специалиста

В суд

Сопроводительное письмо в суд решает совсем другие задачи. Как правило, это опись прилагаемого комплекта документов. Перечисление всех направленных бумаг в одном тексте избавляет работников суда от путаницы, предотвращает потерю актов и необходимость повторного их сбора. Ускоряет обработку иска. Составляется в бумажном виде.

Как правильно составить опись документов для суда:

  • укажите полное наименование и адрес суда;
  • укажите своё имя, год рождения и адрес регистрации и данные ответчика (имя, год рождения, адрес регистрации);
  • озаглавьте документ;
  • напишите, к какому иску относятся все перечисляемые документы;
  • по пунктам перечислите все документы, указав у каждого название, номер, дату, количество страниц;
  • напишите, сколько всего документов и листов («итого 12 документов на 45 листах»);
  • закончите датой и подписью.

К претензиям

Когда деловые партнёры не могут договориться друг с другом или с государственными учреждениями, они направляют претензии. Это документы, в которых раскрывается суть жалобы. Чаще всего их потом используют в судах. Но чтобы не доводить до суда, к претензии можно приложить сопроводительное письмо, где более подробно объяснить суть конфликта и свои намерения.

Например, «направляем в ваш адрес претензию №1 от 28 января 2019 года в связи со срывом срока поставки заказа №101 по контакту от 1 февраля 2017. Из-за просроченной поставки нам пришлось приостановить работу оборудования и оплатить 1 день простоя 10 сотрудникам. Предлагаем урегулировать конфликт в досудебном порядке. Свяжитесь с нами по телефону 11-22-33».

Подготовка сопроводительного письма
Продумайте сопроводительное письмо: в нём не должно быть «воды» и ненужных сведений

К отчётам

Сопроводительное письмо может прилагаться к отчету предпринимателя или организации перед налоговой инспекцией и другими государственными учреждениями. Обычно в таком документе передают краткое содержание объёмного отчёта, дают пояснения к сложным фрагментам или заслуживающим отдельного внимания разделам.

Такое сопроводительное письмо будет содержать:

  • полное наименование лица (ИП или ООО), подающего отчёт;
  • ИНН, ОГРН, юридический адрес и другие важные реквизиты (можно подготовить письмо на фирменном бланке, чтобы не писать эту информацию отдельно);
  • наименование адресата;
  • полное название отчётного документа;
  • период, за который подаётся отчёт;
  • основное содержание (пояснения) нумерованным списком;
  • дату и подпись.

В федеральную антимонопольную службу

Письмо в ФАС — федеральную антимонопольную службу — пишут, когда включают компанию или предпринимателя в реестр недобросовестных поставщиков. Такое право есть у государственных и муниципальных заказчиков, а также у общественных движений, которые контролируют закупку. Впрочем, с инициативой «наказать» плохого поставщика может выступить любой гражданин.

Письмо в ФАС направляют на имя руководителя местного отделения и включают в текст:

  • полное наименование заявителя (гражданина, ИП или организации) со адресом, ИНН и контактными данными;
  • в теме письма указывают, о каком недобросовестном поставщике идёт речь;
  • номер и дату заключения контракта на государственную закупку;
  • краткое описание условий контракта;
  • описание нарушенных условий;
  • просьбу привлечь исполнителя к ответственности и включить его в реестр недобросовестных поставщиков.

Заключение

Сопроводительное письмо направлено на пояснение и уточнение отдельных положений основного документа — резюме, отчёта, претензии, судебного иска или обращения в ФАС. Всегда готовится в произвольной форме. Но чтобы упростить чтение адресату и быстрее достичь поставленных целей, рекомендуется придерживаться небольшого объёма, делового стиля, избегать «воды» и канцелярских штампов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Интересное по теме:
Оцените статью
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Loading...
Добавить комментарий

четырнадцать + пятнадцать =

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: