Образец письма-уведомления о смене юридического адреса ООО

В данной статье рассматривается образец письма о смене юридического адреса ООО. Это обязательный документ деловой переписки, который, помимо контролирующих учреждений, должны своевременно получить деловые партнёры компании и обслуживающие банки. Как правильно составить такое письмо — читайте ниже.

На каком этапе нужно оформить уведомление о смене юридического адреса

Письмо об изменении юридического адреса компании составляется и направляется контролирующим учреждениям, банкам и контрагентам уже после официального оформления изменения реквизитов организации. То есть, после того как:

• состоялось общее собрание учредителей;
• совместно принято и зафиксировано в протоколе решение об изменении юридического местонахождения;
• внесены изменения в Устав ООО, они нотариально заверены;
• оплачена соответствующая государственная пошлина;
• составлено заявление в федеральную налоговую службу по форме 13001;
• пакет документов о смене реквизита с нотариальными заверениями представлен в управление федеральной налоговой службы;
• ФНС выдала соответствующее свидетельство об изменении юридического местонахождения (в течение 5 дней с подачи заявления).

Таким образом, уведомление контрагентов — это финальный этап довольно сложной бюрократической процедуры по смене юридического адреса. Образец письма о смене юр адреса для деловых партнёров рассмотрим ниже. Но обратите внимание, что, помимо уведомления контрагентов, в некоторых случаях необходимы отдельные письма для государственных учреждений (читайте соответствующий раздел).

Обратите внимание, что, помимо уведомления контрагентов, в некоторых случаях необходимы отдельные письма для государственных учреждений

Что такое «гарантийное письмо»

При смене юридического местонахождения для оформления документации понадобится такой документ как гарантийное письмо. Это бумага, в которой собственник помещения или его арендатор (если организация снимает помещение по субаренде) предоставляет фирме право использовать арендованное помещение в качестве регистрационного реквизита. Ниже мы рассмотрим его образец. Гарантийное письмо при смене юридического адреса должно включать следующую информацию:

• наименование гарантирующей стороны;
• реквизиты и контакты гаранта;
• номер и дату составления документа;
• формулировку с гарантией предоставить помещение/здание в качестве официального местонахождения с обязательным указанием реквизитов компании получателя;
• срок предоставления гарантии;
• печать и подпись с расшифровкой.

Какие государственные органы нужно уведомить о смене местонахождения

В обычном порядке федеральная налоговая служба, после выдачи свидетельства о смене официального местонахождения компании, самостоятельно уведомляет все государственные учреждения об изменении ключевых реквизитов организации. Но в отдельных случаях фирма должна самостоятельно проинформировать данные учреждения. Рассмотрим образец уведомления о смене юридического адреса для отдельных ситуаций.

Уведомление федеральной службы государственной статистики

Уведомление данного органа государственной власти можно частично выполнить дистанционно. Для этого необходимо посетить официальный сайт и заполнить специальную электронную форму. В ней указывают тип уведомления «для юридических лиц», заполняют строки ОКПО, ИНН и ОГРН, вводят контрольный код (капчу).

Затем нужно распечатать полученный документ. К сожалению, на этом возможность дистанционной работы заканчивается. Необходимо с заполненной формой и свидетельством о смене местонахождения из ФНС, копией протокола собрания учредителей, посетить управление федеральной службы государственной статистики в вашем регионе. После данных процедур предприниматель получает новые статистические коды компании.

При смене юридического местонахождения для оформления документации понадобится такой документ как гарантийное письмо.

В каких случаях нужно уведомлять пенсионный фонд

В обычном порядке ФНС самостоятельно сообщает ПФР об изменении юридической регистрации организации. Однако в некоторых случаях организациям придётся сделать это самостоятельно. Во-первых, самостоятельно уведомить пенсионный фонд придётся в случае ошибок или задержек в ФНС.

Во-вторых, если смена юридического адреса предполагает смену региона (а значит и смену управления налоговой инспекции), уведомлять ПФР придётся также самостоятельно. Данное письмо можно составить в свободной форме, но нужно обязательно приложить к нему копию свидетельства об изменении местонахождения.

В таком письме обычно используется формулировка «уведомляем об изменении юридического адреса ООО «…» с указанием даты изменения. Также иногда в уведомление включается фраза о том, что перемена юридического адреса не повлечёт за собой изменений сложившегося порядка работы.

Как уведомить банк, обслуживающий организацию

При смене юридического адреса обязательно уведомление банка, в котором открыт расчётный счёт. Если счета открыты в нескольких банках, необходимо уведомить каждый отдельно. Такой документ также составляется в свободной форме, от имени генерального директора компании.

Как правило, уведомление состоит из двух пунктов:

1. Информация о смене местонахождения, указание на пункт договора в соответствии с которым организация обязана сообщать банку об изменении реквизитов, другие значимые сведения.
2. Указания по поводу отправки корреспонденции и использовании новых реквизитов в документах.

Как уведомить контрагентов и деловых партнёров

Письмо организации деловым партнёрам об изменении местонахождения может быть составлено в свободной форме.

Обратите внимание, что закон не требует от компаний сообщать информацию о смене реквизитов контрагентам. Однако на практике такое требование включают в контракты, поэтому своевременное извещение партнёров — вопрос серьёзного подхода к работе и деловой репутации.

Рассмотрим образец информационного письма. Документ нужно составить с соблюдением всех норм деловой переписки. Направить его можно как обычной, так и электронной почтой. Личного сообщения или телефонного звонка в этом случае недостаточно. Уведомление должно включать:

• наименование компании;
• регистрационный номер и дату составления;
• наименование адресата (получателя) письма;
• прежний и новый юридический адрес;
• причины изменения (например, окончание договора аренды);
• дату, с которой изменения вступили (или вступят) в силу;
• подпись генерального директора.

Заключение

Как следует из вышеизложенного, уведомление об изменении юридического местонахождения компании — это несложное, но важное мероприятие. Извещение о смене ключевых реквизитов организации должны получить обслуживающие банки, федеральная служба государственной статистики, а также в отдельных случаях пенсионный фонд России.

Уведомление деловых партнёров не является требованием законодательства. Однако не поступившее вовремя сообщение об изменении такого важного реквизита может вызвать перебои в делопроизводстве и обмене корреспонденцией, а также отрицательно сказаться на деловой репутации.