Образец письма-уведомления о смене юридического адреса ООО
В данной статье рассматривается образец письма о смене юридического адреса ООО. Это обязательный документ деловой переписки, который, помимо контролирующих учреждений, должны своевременно получить деловые партнёры компании и обслуживающие банки. Как правильно составить такое письмо — читайте ниже.
Содержание:
На каком этапе нужно оформить уведомление о смене юридического адреса
Письмо об изменении юридического адреса компании составляется и направляется контролирующим учреждениям, банкам и контрагентам уже после официального оформления изменения реквизитов организации. То есть, после того как:
- состоялось общее собрание учредителей;
- совместно принято и зафиксировано в протоколе решение об изменении юридического местонахождения;
- внесены изменения в Устав ООО, они нотариально заверены;
- оплачена соответствующая государственная пошлина;
- составлено заявление в федеральную налоговую службу по форме 13001;
- пакет документов о смене реквизита с нотариальными заверениями представлен в управление федеральной налоговой службы;
- ФНС выдала соответствующее свидетельство об изменении юридического местонахождения (в течение 5 дней с подачи заявления).
Таким образом, уведомление контрагентов — это финальный этап довольно сложной бюрократической процедуры по смене юридического адреса. Образец письма о смене юр адреса для деловых партнёров рассмотрим ниже. Но обратите внимание, что, помимо уведомления контрагентов, в некоторых случаях необходимы отдельные письма для государственных учреждений (читайте соответствующий раздел).
Что такое «гарантийное письмо»
При смене юридического местонахождения для оформления документации понадобится такой документ как гарантийное письмо. Это бумага, в которой собственник помещения или его арендатор (если организация снимает помещение по субаренде) предоставляет фирме право использовать арендованное помещение в качестве регистрационного реквизита. Ниже мы рассмотрим его образец. Гарантийное письмо при смене юридического адреса должно включать следующую информацию:
- наименование гарантирующей стороны;
- реквизиты и контакты гаранта;
- номер и дату составления документа;
- формулировку с гарантией предоставить помещение/здание в качестве официального местонахождения с обязательным указанием реквизитов компании получателя;
- срок предоставления гарантии;
- печать и подпись с расшифровкой.
Какие государственные органы нужно уведомить о смене местонахождения
В обычном порядке федеральная налоговая служба, после выдачи свидетельства о смене официального местонахождения компании, самостоятельно уведомляет все государственные учреждения об изменении ключевых реквизитов организации. Но в отдельных случаях фирма должна самостоятельно проинформировать данные учреждения. Рассмотрим образец уведомления о смене юридического адреса для отдельных ситуаций.
Уведомление федеральной службы государственной статистики
Уведомление данного органа государственной власти можно частично выполнить дистанционно. Для этого необходимо посетить официальный сайт и заполнить специальную электронную форму. В ней указывают тип уведомления «для юридических лиц», заполняют строки ОКПО, ИНН и ОГРН, вводят контрольный код (капчу).
Затем нужно распечатать полученный документ. К сожалению, на этом возможность дистанционной работы заканчивается. Необходимо с заполненной формой и свидетельством о смене местонахождения из ФНС, копией протокола собрания учредителей, посетить управление федеральной службы государственной статистики в вашем регионе. После данных процедур предприниматель получает новые статистические коды компании.
В каких случаях нужно уведомлять пенсионный фонд
В обычном порядке ФНС самостоятельно сообщает ПФР об изменении юридической регистрации организации. Однако в некоторых случаях организациям придётся сделать это самостоятельно. Во-первых, самостоятельно уведомить пенсионный фонд придётся в случае ошибок или задержек в ФНС.
Во-вторых, если смена юридического адреса предполагает смену региона (а значит и смену управления налоговой инспекции), уведомлять ПФР придётся также самостоятельно. Данное письмо можно составить в свободной форме, но нужно обязательно приложить к нему копию свидетельства об изменении местонахождения.
В таком письме обычно используется формулировка «уведомляем об изменении юридического адреса ООО «…» с указанием даты изменения. Также иногда в уведомление включается фраза о том, что перемена юридического адреса не повлечёт за собой изменений сложившегося порядка работы.
Как уведомить банк, обслуживающий организацию
При смене юридического адреса обязательно уведомление банка, в котором открыт расчётный счёт. Если счета открыты в нескольких банках, необходимо уведомить каждый отдельно. Такой документ также составляется в свободной форме, от имени генерального директора компании.
Как правило, уведомление состоит из двух пунктов:
- Информация о смене местонахождения, указание на пункт договора в соответствии с которым организация обязана сообщать банку об изменении реквизитов, другие значимые сведения.
- Указания по поводу отправки корреспонденции и использовании новых реквизитов в документах.
Как уведомить контрагентов и деловых партнёров
Письмо организации деловым партнёрам об изменении местонахождения может быть составлено в свободной форме.
Обратите внимание, что закон не требует от компаний сообщать информацию о смене реквизитов контрагентам. Однако на практике такое требование включают в контракты, поэтому своевременное извещение партнёров — вопрос серьёзного подхода к работе и деловой репутации.
Рассмотрим образец информационного письма. Документ нужно составить с соблюдением всех норм деловой переписки. Направить его можно как обычной, так и электронной почтой. Личного сообщения или телефонного звонка в этом случае недостаточно. Уведомление должно включать:
- наименование компании;
- регистрационный номер и дату составления;
- наименование адресата (получателя) письма;
- прежний и новый юридический адрес;
- причины изменения (например, окончание договора аренды);
- дату, с которой изменения вступили (или вступят) в силу;
- подпись генерального директора.
Заключение
Как следует из вышеизложенного, уведомление об изменении юридического местонахождения компании — это несложное, но важное мероприятие. Извещение о смене ключевых реквизитов организации должны получить обслуживающие банки, федеральная служба государственной статистики, а также в отдельных случаях пенсионный фонд России.
Уведомление деловых партнёров не является требованием законодательства. Однако не поступившее вовремя сообщение об изменении такого важного реквизита может вызвать перебои в делопроизводстве и обмене корреспонденцией, а также отрицательно сказаться на деловой репутации.
Читайте далее:
Загрузка...
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен нашим редакторам: