Как правильно вносить изменения в штатное расписание
Любое предприятие можно сравнить с отдельным живым организмом. Каждый его орган может успешно выполнять свои функции, если его будет контролировать система регулирования – головной мозг. В компании таким отделом управления является руководство. Для грамотной организации труда ему необходимо использовать множество инструментов, один из которых – штатное расписание. Что это за документ и как вносить изменение в штатное расписание, если того требуют обстоятельства?
Содержание:
Что такое штатное расписание
Из самого слова становится понятно, что штатное расписание – документ, имеющий отношение к должностному составу персонала. Именно к нему обращается начальство, когда решает всевозможные кадровые вопросы и задачи: ни одно преобразование на фирме не может пройти мимо данного распоряжения.
С его помощью определяется организационная структура, выбирается предпочитаемый способ и величина оплаты за труд, ведется количественный учет сотрудников и занимаемых ими должностей.
Другими словами, без штатного расписания нельзя уволить или принять сотрудника, выплатить ему положенную зарплату и даже поменять рабочий график.
Несмотря на всю важность, этот документ не является обязательным: существуют фирмы (микроорганизации), которые из-за специфики своей деятельности обходятся и без него. Однако, на штатное расписание так или иначе ссылаются требования многих законодательных актов, регламентирующих взаимоотношения между работником и работодателем: например, постановление Министерства труда №69, а также 15 и 57 статьи Трудового кодекса.
Кроме всего прочего, наличие штатного расписания и ответственное отношение к его оформлению и внесению изменений при возникновении необходимости спасает предприятие от возможных неприятностей (трудовые споры, иски от государственных контролирующих структур).
Какие существуют основания для изменения штатного расписания?
Основания для внесения изменений в штатное расписание
Как уже отмечалось выше, практически на любом производстве или компании происходят перемены, многие из которых могут повлечь за собой и потребность переоформления новых документов, в том числе штатного расписания. Расширение филиала или, наоборот, его закрытие, освоение иных видов деятельности или привлечение других инвесторов, слияние или разъединение, сокращения или набор сотрудников – все эти обстоятельства являются толчком к преобразованиям.
Еще одно основание – корректировки в нормативных актах и смена требований государственных органов.
Какие могут быть изменения
От масштабов реформ на предприятии будет зависеть, придется составлять новое штатное расписание или можно ограничиться внесением некоторых корректировок в уже существующее.
В преамбуле приказа обязательно должно быть указано основание для нововведений.
Рассмотрим причины изменений, согласно которым допустимо переделывать кадровую документацию.
Причина и основание изменения | Порядок внесения изменений | Необходимость ознакомления сотрудников | Пример поправки (кратко) |
Переименование (филиала, отдела, должности) |
приказ включает: – дату начала, – старое название, – новое название; |
минимум за два месяца нужно предупредить работника и взять с него письменное согласие; | «В связи с введением новой должности с 1.01.2019 года переименовать должность “Врач” на “Врач-терапевт”». |
Ввод новой должности |
приказ включает: – дату начала, – название, – число мест, – оплату; |
отсутствует; | «С целью оптимизации рабочего процесса с 1.01.2019 года ввести должность “Врач-терапевт” с оплатой 25 тыс.руб. в количестве 1 единицы». |
Ликвидация неиспользующейся должности |
приказ включает: – дату начала, – название, – число мест; |
отсутствует; | «Из-за сокращения объемов работ с 1.01.2019 года исключить должность “Врач-терапевт” с оплатой 25 тыс.руб. в количестве 1 единицы». |
Сокращение персонала |
– уведомление работников, – оформление приказа либо о ликвидации старых должностей, либо о создании штатного расписания с оставшимися должностями; |
– минимум за два месяца нужно предупредить работника письменно, – предложить некоторым уволенным должность в обновленном штате; |
«В связи с невозможностью в полном размере оплачивать зарплату сократить с 1.01.2019 года должность “Врач-терапевт”». |
Изменение формы оплаты |
уведомление работников включает: – информацию о будущих переменах, – повод; |
– минимум за два месяца нужно предупредить работника письменно, – предложить работнику перейти на другую должность в случае отказа; |
«По причине частых переработок с 1.01.2019 года изменить способ выдачи оплату работника на должности “Врач- терапевт с оклада в 25 тыс. руб. на почасовую тарификацию по ставке 120 руб./час”». |
Периодичность внесения правок
Насколько часто надо или можно менять штатное расписание? Закон оставляет данную процедуру на усмотрение самого работодателя. Единственное условия – если такие изменения планируются, их необходимо предпринимать в соответствии с Трудовым кодексом, чтобы не нарушить права и свободы рабочего персонала.
Как правило, штатное расписание утверждается на один год. Оно может претерпеть изменения в паре случаев:
- если есть нужда в формирование нового документа на основании старого;
- если расписание нужно видоизменить лишь слегка, сделав небольшие, но важные правки.
А можно ли не издавать новое штатное расписание по истечение года? Опять же, это зависит от пожеланий самого руководства. В ситуации, когда не планируются нововведения, то предыдущую редакцию документа можно пролонгировать и на следующий год.
Порядок внесения изменений
Как изменить штатное расписание? Так как штатное расписание – одна из основополагающих документаций на предприятие, к его переоформлению нужно относиться ответственно.
Грамотно осуществить редактирование расписания штатов можно, если соблюсти несколько этапов:
- Анализ производительности существующей структурной организации:
- насколько быстро и эффективно тот или иной филиал, подразделение или работник справляются с поставленными задачами;
- действует ли система иерархий;
- есть ли нужда в имеющихся должностях и требуются ли еще работники и т.п.
- Создание проекта изменений с обоснованием.
- Редактирование приказа кадровиком, бухгалтером или любым другим специалистом, назначаемым начальством.
- Уведомление всех заинтересованных лиц под подпись.
- Создание Дополнения к штатному расписанию в виде приложения с подписью главного бухгалтера и руководителя.
- Образование контрольной комиссии, в задачи которой входит уведомление работников и наблюдение за соблюдением условий обновленного расписания.
Большое внимание нужно уделить составлению распоряжения о нововведениях, потому как именно из него все сотрудники и главы отделов могут узнать о предстоящих переменах в компании. Как правильно оформить приказ об изменениях в штатном расписании?
Разработка содержания приказа включает в себя несколько пунктов:
- составляется произвольно на бумаге формата А4 или фирменном бланке,
- краткое наименование со словом «приказ» (… о внесение изменений, о реструктуризации, с поправками, об оптимизации),
- констатирующая часть с объяснением причины, обоснованием решения,
- распорядительная часть с конкретными указаниями («приказываю», «распоряжаюсь»),
- обозначение определенных дат начала действия,
- назначение комиссии по надзору за исполнением,
- подписи всех заинтересованных сторон (директор, главный бухгалтер, работник и руководитель его отдела).
Порядок уведомления работников
На руководителе компании лежит обязательство своевременно предупреждать персонал обо всех переменах в расписании штатов, если будущие изменения непосредственно коснутся их трудовой деятельности. Например, сотрудник должен знать, если в организации:
- меняются размер и способ оплаты,
- переименовывается название филиала, отдела или его должности,
- реорганизуется сама должность с ее задачами,
- сокращается численность сотрудников.
Ознакомить работников надо письменно и под подпись для предупреждения осложнения в дальнейшем, исходя из ст. 74 ТК.
Обо всех иных преобразованиях уведомлять сотрудников нет необходимости.
Возможно ли увольнение в связи с изменениями
Трудовой кодекс в 81 статье 2 пункте дает возможность руководителям увольнять сотрудников в связи с переменами в компании.
Во избежание недоразумений и проблем с контролирующими органами стоит придерживаться нескольких рекомендаций:
- В обязательном порядке должен быть издан приказ об увольнение, так как только письменно оформленный документ, а не устное сообщение, имеет вес.
- Сотрудник должен узнать о решении начальства первым и лично, а не через третьих лиц.
- Возможностью перевода работника на другую должность или отдел надо воспользоваться, если она есть.
- Все государственные структуры нужно поставить в известность.
- Необходимо получить одобрение профсоюзов.
- Работник при последнем расчете должен получить все полагающиеся ему отчисления и выплаты.
У персонала имеются свои права, и в случае их ненадлежащего исполнения он может подать жалобу и добиться отмены решения об увольнении. Но ему придется доказать, что работодатель не соблюдал все требования по закону в процессе увольнения.
Особенности изменения должностей
В отличие от других причин переиздания штатного расписания, изменение должностей имеет свою специфику. Все дело в том, что переименование профессии нельзя считать за перевод на иную должность. Тем не менее, согласно Трудовому договору статье 32, оно должно найти отражение в обновленном трудовом договоре.
Как наниматель должен действовать в ситуации, когда происходит смена названия должности?
Вот принцип действия начальника сводится к таким шагам, как:
- Доведение информации о переменах до сведения сотрудника в письменной форме.
- Внесение соответствующей записи в трудовой договор при помощи подписания нового соглашения (идет в качестве приложения к ТД).
- Оформление приказа об изменениях в расписании штата по причине переименовании.
- Внесение отметки в трудовой книжке.
В заключении
Изменения в штатном расписании – неотъемлемая часть функционирования организации, обусловленная вновь возникающими обстоятельствами и повышением производительности.
Все перемены, происходящие в компании, обязательно должны быть отражены в виде правок в расписании. Это поможет регулировать взаимоотношения с персоналом, а также избегать ненужных проблем с проверяющими инстанциями и, как следствие, крупных штрафов и временной дисквалификации фирмы.
Читайте далее:
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен нашим редакторам: