Консультация юриста по телефону
8 (800) 555-67-55 доб. 392

Образец табеля учета рабочего времени

Внутренний распорядок любой организации предполагает непременный учет рабочего времени персонала. Табель учета рабочего времени рабочих оформляется уполномоченным работником, который назначается особым распоряжением руководителя организации. Корректно заполненный табель выступает основанием для начисления и выплаты сотрудникам зарплаты. Исходя из этого сведения в нем должны строго соответствовать отработанному (по факту) времени каждого конкретного работника.

Сегодня мы расскажем, как правильно заполнить рабочий табель, опишем алгоритм заполнения различных утвержденных для этого формам и рассмотрим остальные важные момент, которые должен знать сотрудник, уполномоченный для ведения рабочего табеля.

Предназначение документа

Запланированное на конкретный расчетный период время работы сотрудников в реальности, по большому счету, отличается отработанного времени по факту. Это связано с выходом на работу сотрудника в незапланированные смены, болезнью, отпуском либо служебной командировкой, а также другими факторами.

Табельный учет на предприятии
Ведение табельного учета — прямая обязанность каждого работодателя, независимо от количества занятых в ней работников

Фиксация реально отработанных часов и дней является главным предназначением рассматриваемого документа. В этом документе отражаются реальные сведения о времени работы в определенный расчетный период по всем сотрудникам организации.

Однако, табель имеет двойное назначение:

  1. Зафиксировать информацию о суммарном времени работы в определенный период.
  2. Зафиксировать сведения о невыходе сотрудников на работу за тот же расчетный период. При этом нарушением трудовой дисциплины не являются веские основания отсутствия на работе (отпуска, больничные, отгулы и т.д.). В прочих ситуациях на работника, допустившего нарушение, налагается взыскание. Оно может выражаться в материальной форме или иным способом (по усмотрению руководства).

Посредством рассматриваемого документа организуется учет рабочих дней (заполнения в конкретный период). В документе обязателен учет переработок, учет больничного, учет командировок, учет отпусков и т.д. по каждому сотруднику предприятия. Означенный документ требуется бухгалтерскому подразделению организации, а точнее, специалисту, который занимается расчетом и начислением зарплаты персонала. Также табель требуется директору компании и специалисту по кадровому учету.

Помимо этого, сведения предоставляются уполномоченным представителям контролирующих и проверяющих инстанций.

Организация табельного учета
В табеле учета рабочего времени должна содержаться информация о фактически отработанном времени по каждому сотруднику

В таблице ниже приведены ситуации, когда может потребоваться предоставление табеля учета рабочего времени:

Представители налоговой службы Проверяющих из фискального органа интересует корректность начисления зарплаты и налога с нее. Нередко осуществляются налоговые проверки на предмет занижения базы налогообложения.
Уполномоченные ФСС Представителей этого ведомства табель может интересовать в связи с необходимостью расчета социальных выплат (предположим, отпуск по уходу за ребёнком).
Представители трудовой инспекции Сотрудников инспекции интересуют сведения в плане нарушения (или их отсутствия) прав работников.
Лицо, представляющее Росстат Представители данной организации занимаются сбором статистических данных. Например, составляются отчеты по численности сотрудников и их зарплате.

Пользователи часто задают вопрос: «Кто ведет табель по фактическому рабочему времени сотрудников компании?». Ответственное лицо определяется на основании соответствующего Приказа руководства организации, при этом руководитель вправе выбрать исполнителя по собственному усмотрению.

Кто может работать без табельного учета

Составление рабочего табеля – это непосредственная обязанность каждого работодателя. Это, в частности, касается и небольших компаний, где работает мало наемных сотрудников. Данное положение регламентируется статьей 91 ТК. Также обязательное ведения табеля подтверждено в Постановлении Комитета статистики России (от 05 января 2004г.). В нем утверждены специальные формы данного документа.

Любые операции хозяйственного характера оформляются надлежащим образом и подтверждаются оправдательными бумагами. Начисление зарплаты персоналу принадлежит к хозяйственным операциям, а потому табель – это документ, подтверждающий надлежащее исполнение обязанностей, установленных трудовым договором для каждого работника.

Учет рабочего времени сотрудников
Лицо, ответственное за ведение табельного учета, назначается Приказом руководителя по его усмотрению

Исключением являются исполнители, работающие по гражданско-правовому договору. На этих работников положения ТК не распространяются (ст. 11 ч. 8 Кодекса). Помимо того, в табель не вносятся сведения о лицах, работающих по совместительству (официально трудоустроены в сторонней организации) или замещающих временно отсутствующих сотрудников, а еще лица, работающие по «серой схеме» (неофициально).

Важно! Исполнение (неисполнение) сотрудником обязанностей, описанных трудовым договором, должно быть всегда отражено в табеле.

Алгоритм ведения табеля

Актуальными законодательно-правовыми актами установлены определенные правила фиксации времени работы персонала. Следуя им, исполнитель сможет без затруднений, а главное, корректно подготовить отчет о времени, фактически отработанным сотрудниками организации в определенный расчетный период:

  1. Документ оформляется в одном экземпляре.
  2. Бланк допускается заполнять от руки или вносить данные на компьютере (поможет в этом специальная бесплатная программа).
  3. Обязанность по заполнению отчета вводится должностную инструкцию. Исполнитель назначается руководителем.
  4. Подготовка к работе с табелем в определенном расчетном периоде должна начинаться накануне.
  5. Документ включает в себя несколько листов, к оформлению которых предъявляются определенные требования (далее об этом расскажем подробно).
  6. На всех работников вносится соответствующий номер личного дела.
  7. Сведения о выполненной по факту работе фиксируются каждый день, опираясь на предъявленные официальные бумаги (листок нетрудоспособности, приказ или распоряжение руководства, заявление работника и пр.).
  8. Дни невыхода на работу без уважительной причины и опоздания также фиксируются при помощи буквенных и числовых кодов.

Обратите внимание! Таблица приобретает юридическую значимость после заверения ее начальством. Ответственность за правильное ведение учета возлагается на уполномоченного сотрудника.

В некоторых случаях при ведении учета используется упрощенный бланк, однако все правила и требования к его оформлению сохраняются.

Коды, используемые для ведения табеля

При составлении таблицы используются утвержденные коды рабочего времени, которые могут записываться посредством букв русского алфавита или цифр. Коды обязательны к применению при заполнении таблицы. Для ведения реального рабочего графика допустимо выбрать как цифровой, так и буквенный учет.

Учет рабочего времени персонала
Некоторые категории сотрудников не подлежат табельному учету

Ниже мы приводим утвержденные условные обозначения в табеле, обязательные для всех государственных учреждений и коммерческих организаций при ведении учета:

Разновидности трудозатрат и отсутствия на работе Цифровое обозначение Буквенное обозначение
Время, отработанное в дневную смену 01 Я
Время, отработанное в ночную смену 02 H
Выход на работу в праздники и выходные 03 PB
Сверхурочная работа 04 C
Вахта 05 BM
Командировки 06 K
Обучение с отрывом от работы 07 ПK
Обучение с отрывом от работы в другом регионе 08 ПM
Отпуск (оплачиваемый) 09 OT
Доп. отпуск с оплатой 10
Ученический отпуск (с оплатой) 11 У
Сокращенный режим работы для обучающихся без отрыва с частичным сохранением з/п 12 УB
Ученический отпуск (без оплаты) 13 УД
Больничный по БиР или отпуск, связанный с усыновлением новорожденного 14 P
Отпуск по УзР до 3-х лет 15
Отпуск без сохранения з/п (по согласованию с руководством) 16 ДO
Отпуск без сохранения з/п на прописанных в законодательстве основаниях 17
Доп. отпуск без сохранения з/п 18 ДБ
Больничный лист, за исключением бытовых травм, ухода за больным, карантина 19 Б
Больничный лист — бытовая травма, карантин, уход 20 T
Сокращенная рабочая смена 21 ЛЧ
Вынужденный прогул (вина нанимателя) 22 ПB
Отсутствие по причине исполнения общественных и гос. обязанностей 23 Г
Прогул (вина сотрудника) 24 ПP
Сокращенная рабочая смена (в качестве инициатора выступает наниматель) 25 HC
Работа в выходные и праздники 26 B
Доп. выходной (с оплатой) 27 OB
Доп. неоплачиваемый выходной 28 HB
Забастовка 29 ЗБ
Отсутствие на работе до выяснения причины 30 HH
Простой (вина нанимателя) 31
Простой по независящим ни от кого причинам 32
Простой (вина сотрудника) 33
Оплачиваемое отстранение от работы 34 HO
Неоплачиваемое отстранение от работы 35
Приостановка рабочего процесса из-за невыплаты з/п 36

Далее рассмотрим, какие требования предъявляются к оформлению отдельных листов табеля учета времени.

Оформление титульного листа

Титул должен содержать следующие сведения:

  • коды ОКПО и ОКУД;
  • название организации (допускаются указание в кратком виде, к примеру, ООО «Ромашка»);
  • название подразделения;
  • № документа – обычно используется порядковый номер месяца;
  • дату, когда было начато заполнение таблицы.

Закрывая табель в конце расчетного периода, ответственное лицо вносит соответствующую дату.

Заполнение таблицы

Второй и следующие (при необходимости) листы оформляются в табличном виде. В таблицу вносятся сведения о работниках организации. Здесь важно правильное написание ФИО сотрудников. Недопустима путаница, которая может возникнуть с сотрудниками-однофамильцами. Графы основного поля таблицы соответствуют календарным дням месяца.

Все графы, имеющиеся в таблице, подлежат обязательному заполнению:

  • Порядковый номер, последовательно присваиваемый всем сотрудника, вписывается в 1-й столбец.
  • Два следующих столбца (2-й и 3-й) должны содержать персональную информацию работников компании (фамилия-имя-отчество, занимаемая должность, табельный №). Она должна полностью соответствовать данным, которые зафиксированы в личных делах.
Табельный учет в организации
Пример заполнения таблицы — запись данных о сотруднике
Заполнение табеля
Пример заполнения таблицы — табельный номер сотрудника
  • В 4-ом столбце проставляются отметки о присутствии сотрудника на работе либо его неявке. Отметка делается ежедневно. Верхняя ячейка предназначена для записи кода, в ячейку снизу вписывается количество отработанных часов (по факту). Работа в праздники и выходные дни, а также другие ситуации, соответственно с утвержденными кодами, также подлежат обязательной фиксации.
Организация табельного учета
Пример заполнения таблицы — внесение отметок о неявке на работу
  • В следующем (5-ом) столбце указывается информация об отработанных сменах (дни/часы) за ½ месяца. Это позволяет вести «двойной» учет.
Ведение табеля
Пример заполнения таблицы — время за ½ расчетного периода
  • 6-я графа – фиксация смен (дни/часы), отработанных человеком за весь расчетный период.
Табель учета рабочего времени
Пример заполнения таблицы — сведения за полный расчетный период
  • В 7-9 столбцах фиксируются сведения, которые потребуются бухгалтеру при расчете и начислении зарплаты. Конкретика содержится лишь в 9-ой ячейке.
  • При отсутствии человека в течение одного или нескольких рабочих смен (причины не важны) данные записываются в ячейки 10-13.
  • 14-я графа содержит суммарное кол-во дней отсутствия на работе за расчетный период (когда таковые имели место). Неявки тоже фиксируются двойным учетом (часы/дни).
  • Графы 15-16 предназначаются для записи кода, обозначающим конкретные причины отсутствия.
  • В 17-ой графе указывают общее число выходных и праздников.

Здесь приведен стандартный алгоритм, используемый при заполнении типовых форм. По описанному алгоритму ведется табельный учет. В таблице отражаются сведения по всем дням расчетного периода.

Табель рабочего времени
Подписанный всеми уполномоченными сотрудниками табель передается в бухгалтерию для начисления заработной платы

Сведения для расчета зарплаты

Данная часть таблицы обязательна к заполнению при «ручном» ведении учета по форме T-12. В ней фиксируется информация денежных начислений персоналу, исходя из данных, указанных непосредственно в табеле. В «зарплатную» часть таблицы, в большинстве случаев, заносятся сведения о трех разновидностях начислений к выплате:

  • зарплата (код 2000);
  • оплата отпуска (код 2012);
  • время отсутствия по больничному (код 2300).

Суммы, определяемые к выплате, списываются с корр. счета – он одинаков для всех выплат, независимо от разновидности начислений. Рабочее время прописывается суммарным кол-вом часов и дней. Документ подписывается уполномоченными лицами:

  • ответственным за табельный учет;
  • сотрудником ОК;
  • руководителем организации (начальник цеха/отдела и др. подразделений).

Учет отпусков и больничных

Различные категории отпусков, в частности, оплачиваемые, а также оформление листа нетрудоспособности обозначается в табеле соответственно с утвержденной кодировкой. Обязательно указание кол-ва смен и рабочих часов.

Обратите внимание! Информация также заносится в табличную часть, заполняемую для бухгалтерии, с присвоением утвержденного кода.

В ситуации, когда человек, будучи в оплачиваемом отпуске заболел, что подтверждает листок временной нетрудоспособности, то, соответственно отпуск должен быть продлен на указанное кол-во дней, а работнику делаются надлежащие начисления.

Типовые формы для табельного учета

На текущий момент для ведения табельного учета рекомендовано три типовых формы:

  1. T-12;
  2. T-13;
  3. 0504421.

Каждая из них имеет одинаковые юридические основания и принимается в виде отчета по запросу уполномоченных сотрудников контролирующих организаций. Алгоритм заполнения табеля мы описали ранее. Рассмотрим, когда используется каждая из форм.

Типовые формы табельного учета
Для ведения табельного учета допустимо использовать любую из типовых форм

Форма Т-12

Унифицированная форма Т 12 используется при составлении табеля «вручную». ТК РФ не предъявляет особых требований по данному вопросу, поэтому допускается заполнять табель от руки или на компьютере. Документ данной формы включает в себя 2 раздела:

  • расчет времени работы сотрудников организации;
  • расчет зарплаты сотрудников.

В форму T-12 вносят реально отработанное время, а также время, когда человека не было на работе. Таблица заполняется за конкретный расчетный период и должна совпадать с ведомостью по штату персонала, работающего в компании. Заполненную форму подписывает ее составитель, руководитель и специалист ОК. Затем табель передается в расчетный отдел для соответствующих начислений.

Здесь можно скачать бланк табеля учета рабочего времени по форме T-12.

Форма T-13

Ведение табельного учета в форме Т-13, в сущности, не отличается от ранее описанного алгоритма. Ключевое его отличие состоит в том, что учет производится при помощи специальной программы. Данная форма применяется в организациях, где установлены турникеты, которые в автоматическом режиме фиксируют приход и уход сотрудников. Допускается заполнение таблицы при помощи компьютерной программы Excel или от руки.

Здесь мы предлагаем скачать чистый бланк в Word формы T-13 и в Excel

ОКУД 0504421

Форма табеля 0504421 – это бланк, используемый для табельного учета сотрудников, занятых в бюджетных учреждениях. К примеру, такая форма используется при фиксации реального рабочего времени сотрудников образовательных и медицинских учреждений.

Бланк (образец) заполнения табеля учета рабочего времени по форме 0504421 мы предлагаем здесь

Внесение изменений

При ведении табельного учета может появиться необходимость во внесении тех или иных изменений. Корректировка документа направлена на отражение реальной ситуации, а основания для нее требуется подтвердить надлежащими бумагами.

Для корректировки табеля предусмотрено два возможных способа. Ответственное за табельный учет лицо может использовать любой из них:

  1. В табеле допустимы неточности, но тогда он должен быть дополнен специальным «коррекционным» документом. Бумаги передаются на проверку одновременно.
  2. Необходимые корректировки вносятся в изначальный документ, при этом дополнительная бумага не оформляется. В этом случае надо аккуратно зачеркнуть (одной горизонтальной линией) неправильные сведения. При наличии неточностей в соседних ячейках линия будет единой для всех. Кроме этого, в документе записывается соответствующая отметка с детальным пояснением ситуации. Сделать такую запись можно в ближайшем пустом поле.
Табель учета времени работы сотрудников
При необходимости в табель можно вносить исправления

Ответственность за неправильное ведение учета

Правильный учет рабочего времени сотрудников является обязанностью каждой организации. И несмотря на то, что в ТК не предусмотрено наказания за некорректное оформление табеля, на основании КоАП (ст. 5 п. 27) нарушителей ждут серьезные штрафы:

  • для ответственного лица, назначенного Приказом по организации, штраф составляет 1-5 тысяч руб.;
  • для организации (юрлица) – 30-50 тыс. руб.

При наличии в документе ошибок следуют другие меры, которые назначаются в зависимости от обнаружения умысла, повлекшего ошибки. Предположим, для «уменьшения» своего дохода, а значит, сокращения базы налогообложения, определенным сотрудникам приписываются по факту не отработанное время. Штраф в данной ситуации назначается соответственно обстоятельствам и, главным образом, зависит от сокрытой суммы.

И еще один важный момент, о котором нельзя не упомянуть — срок хранения табеля учета рабочего времени в организации. Заполненный и подписанный документ отправляется на хранение в архив. К документации по штату сотрудников (коим является учетный табель), применяется Закона об архивном деле (ст. 22 п. 1). Здесь четко прописаны сроки хранения документации:

  • 5 лет от окончания года, в каком был составлен табель (при нормальных условиях труда);
  • 50 лет должен храниться табель на работников, занятых на вредных и опасных производствах.

Заключение

В материале мы рассмотрели правила ведения табельного учета сотрудников организации. При их соблюдении у сотрудника, назначенного ответственным за фиксацию времени работы, не должно возникнуть никаких затруднений.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Интересное по теме:
Оцените статью
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

9 + 9 =

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: