Актуальная статья
Консультация юриста по телефону
8(800) 350-23-69 доб. 408

Первичные документы бухгалтерского учета — это какие документы

Начинающим предпринимателям важно разобраться в том, что такое первичная документация в бухгалтерии. Первичные документы так важны потому, что напрямую связаны с налоговыми обязательствами и определением выручки и чистой прибыли компании. Однако есть проблема — единого готового списка такой документации нет. Рассказываем, какие документы могут быть первичными, кто определяет их перечень в компании и какие требования к ним предъявляются.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Хозяйственные процессы и сделки, приносящие экономический результат (прибыль или убытки), составляют основу деятельности любого коммерческого предприятия. Вне зависимости от масштаба бизнеса им требуется соответствующее документальное оформление. И предприниматель без наемного персонала, и огромная компания с тысячей сотрудников, проводят такие операции и заполняют акты, отчёты, договоры по ним — разница только в объёмах документооборота.

Документы, которые описывают основные аспекты экономических процессов предприятия, называются первичными (пункт 1 статья 9 402-ФЗ). Примечательно, что универсального списка таких актов отечественное законодательство не предусматривает. Любой субъект предпринимательства наделён правом самостоятельно решать, какие первичные бухгалтерские документы будут использоваться в текущей работе и отчётности. Формы бланков утверждаются приказами руководителя и закрепляются в учётной политике компании.

Пусть единого списка нет, зато есть требования к обязательным данным в первичных учётных документах (пункт 2 статья 9 402-ФЗ):

  • название;
  • дата оформления;
  • название компании-составителя;
  • суть факта или сделки;
  • величина натурального или денежного измерения операции;
  • должность лица, совершившего сделку;
  • подписи ответственных участников операции с расшифровками.
Что такое первичная документация в бухгалтерии
К первичным в бухгалтерии относятся все документы, которые описывают операции с экономическим эффектом

Первичные документы готовят по ходу рабочего процесса или непосредственно после него (если оформить во время невозможно по объективным обстоятельствам). Могут оформляться как в бумажном, так и в цифровом виде (при наличии у руководителя квалифицированной цифровой подписи). Большинство современных компаний дублируют бумажный и электронный вариант, потому что не в полной мере доверяют компьютерной версии.

Если при оформлении случилась ошибка, допускается исправить её, а не готовить документ заново (пункт 7 статьи 9 402-ФЗ).

Список первичной документации определяется спецификой предприятия. В большинстве случаев в список документов входят товарные накладные, акты приёмки, расчётно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордеры.

Ведение первичной документации в бухгалтерии — что это такое? Это деятельность по составлению и оформлению первичной документации в организации. В небольших фирмах этим занимается руководитель, а при масштабных объёмах работы — штатный бухгалтер с профильным образованием.

Виды первичных документов

Первичные документы бухгалтерского учета — это какие документы? Из федерального закона прямо следует, что организация самостоятельно решает, с помощью каких бумаг вести учёт. Однако на практике в большинстве случаев это один и тот же набор документов:

  1. Товарная накладная. Содержит полные перечень поставленных товаров и услуг, их отдельную и общую стоимость, дату поставки. Обычно составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся у поставщика.
  2. ТТН или товарно-транспортная накладная. Используется при учёте транспортировки материальных ценностей и расчётов за их перевозку.
  3. Счета. Выставляются по факту продажи и завершения услуги, конкретизируют их цену.
  4. Акты приема-передачи или акт выполненных работ. Служат доказательством, что товар поставлен и принят заказчиком. Основание для перечисления денег поставщику. Могут быть доказательством выполнения обязательств в спорной ситуации или в суде.
  5. Расчётные ведомости. Сопровождают оплату труда работников компании.
  6. Приходные и расходные кассовые ордера.
  7. Кассовая книга.
  8. Авансовый отчёт. Подтверждает целевое расходование заранее выданных работнику средств (авансом).
  9. Акт зачёта взаимных требований. Помогает при возвращении входящего НДС.
  10. Бухгалтерская справка об исправлении ошибки. Универсальный документ, который помогает не только придать законную силу исправлениям в других актах, но и помогает оформить проводки, для которых нет типовых форм.

Договоры и контракты с контрагентами не входят к число первичной документации. В них указываются все условия сделок, стоимость продукции или услуг, сроки и порядок выплат. Это недостаточно конкретная информация для учёта. К тому же предусмотреть унифицированную форму для них почти невозможно: каждый контрагент будет требовать отдельных условий сотрудничества.

Акт сверки тоже не является первичным. Это необязательный документ предназначен для уточнения поставок и их оплаты, помогает сторонам проверить, все ли заранее установленные условия выполнены. Никаких ценных или новых сведений для бухгалтерского учёта в подобном акте нет.

Организация сама определяет, какие документы будут для неё первичными и утверждает их бланки внутренними приказами.

Оформление первичной документации
В организациях самостоятельно решают, каким будет перечень первичных документов

Требования к ведению первичной бухгалтерской документации

  1. При работе с бухгалтерской документацией необходимо руководствоваться нормами федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». К наиболее важным правилам относятся следующие:
  2. Допускается писать от руки шариковой или гелевой ручкой, а также оформлять все документы на компьютере, в том числе исключительно в цифровом виде. Запрещён только карандаш.
  3. Документы следует оформлять до или во время проведения сделок. После — только в крайних случаях.
  4. Документацию оформляют в порядке совершения операций.
  5. Числовые данные записывают в 2 вариантах — цифрами и прописью.
  6. Пустых строк к такой документации нет. Если данных нет или они не предусматриваются текущей сделкой, ставят прочерк.
  7. Документы можно исправлять. Рядом с исправлением указывают дату и ставят подпись уполномоченного сотрудника.
  8. Такие документы всегда подписывает руководитель организации или его уполномоченный представитель. Подписи сопровождаются указанием должности и расшифровкой.
  9. Руководитель может издать отдельный приказ, где утвердить список лиц с правом подписи первичных документов. Эта несложная процедура существенно упростит документооборот.

При приёме в организацию чужих первичных документов, обязательно проводится их обработка. Проверятся как правильность заполнения, так и фактические ошибки. Все неточности лучше выявить на первом этапе.

Пример — организация отправляет товарную накладную с некорректно указанной суммой. Её контрагент не проверяет данные и вносит ошибочную сумму на счёт партнёра. Когда ошибка выясняется, необходимо составить несколько новых бумаг и вернуть излишне выплаченную сумму. Это лишняя работа, которую можно было предотвратить простой сверкой.

Знание этих норм и требований поможет избежать ошибок при учёте и документов, а также предотвратит претензии контролирующих органов.

Заключение

Первичная документация в бухгалтерии используется для оформления всех операций и сделок с экономическим эффектом. Она помогает организации контролировать финансовые потоки, а также отчитываться без налоговой службой. Универсального списка первичных документов нет — каждая организация вправе утвердить собственный набор и разработать бланки для него.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Оцените статью
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

3 × четыре =

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: