Онлайн заполнение счет-фактуры

В этом материале рассмотрим образец заполнения счет-фактуры — платёжного документа, который предоставляет исполнитель или поставщик своему контрагенту после приёмки продукции или услуги. С 2012 года стороны вправе выставлять электронные счета-фактуры, а значит документ можно подготовить на компьютере через специальное программное обеспечение или онлайн. Рассказываем о правилах заполнения счетов-фактур, для чего и кому они необходимы, а также как создать такой документ в интернете бесплатно.

Содержание:

Что такое счет-фактура
Как правильно заполнить счет-фактуру
- Образец документа
Оформление корректировочной счет-фактуры
Онлайн заполнение бланка
Заключение

Что такое счет-фактура

После того, как поставщик товара или исполнитель услуги заканчивает свою часть сделки, то есть поставляет 100% заказанных товаров или завершает услуги, он направляет заказчику счёт-фактуру — акт, подтверждающий выполнение работы и содержащий полную её стоимость. Он включает информацию о платёжных реквизитах поставщика, точном объёме продукции или оказанных услуг, их полной стоимости, ставке налога на добавленную стоимость. То есть обо всем, что потребуется заказчику, чтобы своевременно и в полном объёме оплатить исполнителю его работу. Обязательство представлять счёт-фактуру, как правило, указывается в договоре сторон.

Счёт-фактуру разрешается представлять в традиционном бумажном и в электронном виде — право выбора остаётся за сторонами договора. Однако цифровой счёт допускается передавать исключительно через специального оператора электронного документооборота (их полный актуальный список есть на сайте ФНС), иначе он не будет иметь необходимой юридической силы. Как выглядит счёт-фактура, посмотрите на изображении ниже.

Назначение счёта-фактуры в России — учёт налога на добавленную стоимость. Законодательные требования к этому документу и отношение к нему налоговых органов можно прочитать в 169 статье Налогового Кодекса. Оформление этого платёжного документа в России обязательно не для всех, а только для тех ИП и организаций, которые работают на общей системе налогообложения и платят НДС. То есть, когда юридическое лицо работает по упрощённому режиму уплаты налогов, оно вправе не представлять своим партнёрам счета-фактуры.

Пример счета-фактуры

Как правильно заполнить счет-фактуру

Счёт-фактура готовится по единой унифицированной форме на основе требований Налогового кодекса. Она установлена постановлением правительства от 26 декабря 2011 года №1137 и представляет собой лист формата А4, где указано наименование поставщика и покупателя, а данные о поставленных товарах представлены таблицей. В электронном формате, как правило, является файлом в формате Excel.

Правила заполнения счёта-фактуры подразумевают корректное указание следующих данных:

наименование составителя, адрес, ИНН и КПП;
реквизиты платёжно-расчётного документа;
наименование покупателя, адрес, ИНН и КПП;
расчётная валюта;
список поставленных товаров и услуг с указанием кода вида товара, единиц измерения, точного объёма, цены, стоимости, всех государственных сборов, налоговой ставки, и даже страны происхождения товара;
итоговая сумма оплаты.

Документ визируется подписями директора ООО и главного бухгалтера или подписью индивидуального предпринимателя (в таком случае указываются реквизиты его свидетельства о государственной регистрации). Электронный счёт-фактура заверяется усиленной цифровой подписью генерального директора. Порядок заполнения счёта-фактуры в электронном виде допускает внесение изменений в строчную и табличную части бланка.

Образец документа

Уже несколько лет форма счёта-фактуры в России не меняется, хотя с января 2019 есть весьма существенное обновление — налоговая ставка НДС повысилась до 20%. Это необходимо указывать в одном из столбцов таблицы. Чтобы подробнее изучить порядок заполнения счетов-фактур, скачайте пример ниже, а также внимательно изучите изображения к материалу:

Скачать форму: Бланк счета-фактуры

Скачать пример заполнения: Счёт-фактура (образец заполнения)

Оформление корректировочной счет-фактуры

Исправлять выставленные счета-фактуры запрещается. По этой причине, если составитель допустил ошибку во время оформления, у него есть два варианта:

подготовить корректировочный счёт-фактуру;
создать исправительный или исправленный счёт-фактуру.

Отличие корректировочных счетов в том, что они являются дополнением к первому документу и без него не имеют юридической силы. Корректировочные счета необходимы, когда нужно изменить цену, итоговую сумму платежа, уточнить объём товаров или услуг. Такие поправки готовят только в первые 5 календарных дней с даты первоначального документа. Корректировочным счетам присваивают отдельный от первого счёта регистрационный номер. Выставить корректировки можно только в том случае, если оба участника сделки согласны с ними.

Исправительные счета — это самостоятельные акты, новые версии первоначального документа. Их выставляют, если в первоначальном документе неправильно была указана налоговая ставка, допущена арифметическая ошибка, опечатка. Исправительному счёту присваивают тот же регистрационный номер, что и первоначальному документу — исправление заменяет его. Выставляется без согласия второй стороны, срок предъявления не ограничен.

Корректировочный счёт выставляется, когда необходимо уточнить количество или стоимость товаров, исправительный — когда нашли арифметическую ошибку.

Счёт-фактуру удобнее оформлять не в Excel, а в специальном программном обеспечении

Онлайн заполнение бланка

Электронный документооборот гораздо удобнее традиционного бумажного хотя бы тем, что ускоряет процесс подготовки и обмена документами, экономит предпринимателю деньги на бумагу и место в архиве. Минус в том, что все действительно удобные сервисы с необходимым функционалом всегда платные. Например, за год пользования популярным инструментом «Контур. Бухгалтерия» на оптимальном тарифе придётся заплатить 14 тысяч рублей, то есть около 1200 рублей в месяц. Не все организации и предприниматели готовы пойти на подобные траты.

Онлайн-заполнение счета-фактуры доступно на следующих ресурсах:

«Контур. Бухгалтерия»;
«КУБ»;
Service-Online (доступна бесплатная печать);
Tamali.net (доступна бесплатная печать, но пользователи жалуются на некорректное отображение строк).

Принцип онлайн-заполнения одинаков на всех ресурсах. Пользователь вводит все обязательные реквизиты, а программа формирует их в готовый счёт-фактуру. Это удобно, быстро и существенно проще, чем каждый раз с нуля заполнять таблицу в Excel. Вероятность ошибок снижается. При регулярном использовании сервис запомнит данные пользователя — наименование и реквизиты поставщика будут добавляться в новый документ автоматически. Если компании приходится регулярно выставлять счета-фактуры, покупка подписки на один из таких сервисов станет разумным вложением средств.

Заключение

Мы рассмотрели, что такое счёт-фактура и как заполнить его в бумажном и электронном виде, вручную или с помощью специальных сервисов онлайн. Акты допускается отправлять в электронном виде, но только через специальных операторов из списка одобренных налоговой службой (список есть на сайте ФНС). Этот документ требуется только плательщикам НДС и требуется для отчётности по этому налогу. Если при подготовке счёта составитель допустил ошибку, он должен оформить корректировочный или исправительный вариант.